Was ist die elektronische Betriebsprüfung - und wozu dient sie?
Hierbei ist zwischen dem Grundgedanken der Betriebsprüfungen sowie der aktuellen Ausgestaltung als elektronische Betriebsprüfung zu differenzieren: Mit der Betriebsprüfung stellen die Träger der Rentenversicherung sicher, dass Unternehmen und Gewerbe ihren Melde- und Beitragspflichten mit Hinblick auf den Gesamtsozialversicherungsbeitrag nachgekommen sind. Des Weiteren wird geprüft, ob alle Umlagen ordnungsgemäß und per aktueller Gesetzgebung erfüllt wurden.
Für den Staat und spezifischer die Rentenversicherungsträger sind diese Prüfungen essenziell, denn so sichern sie den Geldfluss, der auf Seiten der Unternehmen und Gewerbe an sie eigentlich hätte stattfinden müssen, es aber wegen nicht erfüllter Beitragspflichten nicht tat. Um die Summen zu verdeutlichen, um die es dabei geht: Allein im Jahr 2021 konnten die Rentenversicherungsträger durch die Betriebsprüfungen rund 681 Millionen Euro nachfordern, die ohne dieses Prüfverfahren anderenfalls unbemerkt bei den Unternehmen geblieben wären.
Um auf den digitalen Wandel zu reagieren, wurde die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (kurz: euBP) eingeführt. Der Grundgedanke dabei: Durch die elektronische Übermittlung lässt sich der bürokratische Aufwand teilweise reduzieren, gegebenenfalls sind Überprüfungen vor Ort mitunter gar nicht mehr nötig - was wiederum allen beteiligten Parteien Zeit spart. Hierbei ist aber zu berücksichtigen, dass die elektronische Betriebsprüfung solche vor Ort nicht pauschal ersetzen muss - sondern lediglich teilweise könnte.
Entwickelt wurde das Verfahren unter anderem von der Bundessteuerberaterkammer, den Rentenversicherungsträgern, der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände sowie der Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungssoftwarehersteller.
Wissenswertes zu den euBP-Fristen und dem Übergangszeitraum
Auch hier ist eine Differenzierung notwendig: Die elektronische Betriebsprüfung erforderlicher Daten ist bereits zum aktuellen Zeitpunkt verpflichtend und ist es seit dem 1. Januar 2023. Unternehmen und Gewerbe stehen damit in der Pflicht, die erforderlichen Daten per Entgeltabrechnungsprogramm an die zuständigen Träger zu übermitteln.
Eine andere Regelung gilt für die Finanzbuchhaltung, denn hier greift zwischen den Jahren 2023 und 2025 ein Übergangszeitraum. Noch bis zum Ende des Jahres 2024 können Daten aus der Finanzbuchhaltung auf dem herkömmlichen Weg übermittelt werden, eine elektronische Übermittlung ist erst ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Sinn hinter dieser Übergangsregelung
sind die nötigen Anpassungen, die die Softwarehersteller dafür an den jeweiligen Buchhaltungssoftwares vornehmen müssen.
Tatsächlich gibt es sogar noch ein drittes Datum, das Unternehmen berücksichtigen sollten. So besteht nämlich bis zum 31. Dezember 2026 ein Ausnahmerecht. Sofern dieses greift, können Unternehmen bis zum Ende des Jahres 2026 weiterhin die Übermittlung auf herkömmlichem Weg nutzen. Diese zusätzliche Übergangsfrist greift aber nicht automatisch: Zuvor muss ein formloser Antrag an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt werden, der diesem wiederum zustimmen muss.
Besondere Regelungen für Kleinbetriebe
Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern wird die Möglichkeit eingeräumt, auf Prüfungen vor Ort zu verzichten. Was aber nicht bedeutet, dass keine Prüfung stattfindet - die verlagert sich stattdessen nur in die Räumlichkeiten der Rentenversicherung. Dafür können Unterlagen bis zu den genannten Fristen auch noch in Papierform bereitgestellt werden.
Ablauf der elektronischen Betriebsprüfung und welche Unterlagen sowie Daten zu übermitteln sind
Zunächst einmal ändert sich für Unternehmen durch die Verpflichtung zur elektronischen Betriebsprüfung nichts gravierend, denn Betriebsprüfungen fanden selbstverständlich schon vorher statt - lediglich die Art der Bereitstellung der Daten sowie Übermittlung, beides künftig elektronisch, ist neu.
Notwendige Unterlagen mit entsprechenden Datensätzen beziehen sich, aufgrund des Sinns und Zwecks der Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger, auf Beiträge und gezahlte Löhne. Folglich müssen Unternehmen alle Lohndaten von allen Beschäftigten sowie alle Beitragsnachweise, über bereits gezahlte Beiträge, bereitstellen. Des Weiteren sind notwendige Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung zu übermitteln. Diese enthalten auch die Stammdaten der Beschäftigten, welche ebenfalls erforderlich sind.
Aufgrund der künftigen elektronischen Übermittlung werden diese Daten allesamt direkt aus der Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssoftware an die Deutsche Rentenversicherung (kurz: DRV) übertragen. Die jeweiligen Prüfer der DRV erhalten auf diese Daten einen "Nur-Lesezugriff", können diese Daten also nicht verändern, aber vollständig einsehen. Sofern die Prüfer zu dem Schluss kommen, dass durch die elektronische Übermittlung der Daten bereits ein Prüfungsabschluss uneingeschränkt möglich ist, entfällt die Prüfung vor Ort. Ist dem nicht so, kann eine ergänzende Prüfung vor Ort stattfinden.
Die Deutsche Rentenversicherung hat hierzu insgesamt fünf Anlagen, einen Anhang sowie einen Grundsatz bereitgestellt: Auch da findet, wie eingangs dargestellt, die notwendige Unterscheidung zwischen der Entgelt- und der Finanzbuchhaltung statt.
Zu berücksichtigen sind dabei die sogenannten "ergänzenden Entgeltunterlagen". Das sind, getreu ihrer Bezeichnung, weiterführende Dokumentationen, die parallel zu den Stammdaten der Entgeltunterlagen übermittelt werden müssen.
Dazu gehören die folgenden Unterlagen:
- Minijobber-Anträge über die Befreiung der Rentenversicherungspflicht
- Stammdaten und Erklärungen bezüglich kurzfristig Beschäftigten
- Krankenkassenbescheide mit Bezugnahme auf die Versicherungspflicht
- Entscheidungen von Finanzbehörden, die Studiengebühren nicht als Arbeitsentgelt deklarieren
- Nachweise zur Elterneigenschaft
Wichtig ist hinsichtlich der Aufbewahrung: Werden Dokumente elektronisch ohne fortgeschrittene Signatur übermittelt, steht der Arbeitgeber in der Pflicht das jeweilige Dokument als Original in Papierform weiter zu verwahren.
Wie erfolgt der Abschluss der Betriebsprüfung?
Nach § 7 BVV ist es möglich das Ergebnis elektronisch zustellen zu lassen. Das geschieht aber nicht automatisch, sondern erst auf Wunsch des Arbeitgebers hin. Wird selbiger nicht aktiv, erfolgt eine Übermittlung vom Prüfergebnis weiterhin über den Postweg. Für etwaige Widersprüche seitens des Arbeitgebers zählt immer der Poststempel, nicht aber die elektronische Übermittlung. Das ist wiederum beim Einhalten von Fristen zu berücksichtigen.
Welche Vorteile hat die euBP?
Entsprechend der eben dargelegten Funktionsweise der elektronischen Betriebsprüfung, ebenso unter Berücksichtigung ihrer Notwendigkeit, ergeben sich einige Vorteile:
- Aufgrund der elektronischen Vorbereitung, Übermittlung und virtuellen Prüfung entstehen Effizienzsteigerungen, sowohl auf Seiten der Rentenversicherung als auch der Unternehmen
- Vor-Ort-Prüfungen werden idealerweise signifikant reduziert, was wiederum sowohl Zeit als auch Ressourcen und damit Geld spart
- Aufgrund der digitalen Verarbeitung der Daten reduziert sich das Risiko für menschliche Fehler
- Prüfer werden entlastet, da sie aufgrund der elektronischen Übermittlung alle Daten ganzheitlich und sortiert erhalten
- Aufgrund der im jeweiligen Abschnitt genannten Übergangsfristen haben alle an dem Verfahren beteiligten Parteien ausreichend Zeit für eine Umstellung der bisher genutzten Prozesse
Als nachteilig könnte angeführt werden, dass die Umstellung der jeweiligen Entgelt- und Finanzbuchhaltungssoftware womöglich einmalige oder wiederkehrende Kosten auf Seiten der Arbeitgeber verursacht. Das wiederum liegt aber nicht in der Hand der Rentenversicherung, sondern ist von der individuellen Preisgestaltung der jeweiligen Softwarehersteller abhängig. Sofern zusätzliche Module und Erweiterungen Kosten verursachen, sollten sich diese aufgrund der eben genannten Vorteile aber zügig amortisieren beziehungsweise relativieren.
Ist die Datenübermittlung zur elektronischen Betriebsprüfung sicher?
Die technische Sicherheit, ebenso wie der Datenschutz, werden durch das eXTra-Verfahren abgesichert. Der geschlossene Kommunikationsweg stellt sicher, dass die Daten während der Übermittlung nicht für Dritte einsehbar sind. Des Weiteren werden die Datensätze bei der Deutschen Rentenversicherung in einem geschlossenen und gesicherten System archiviert.
Nachdem die Prüfung vollzogen und der dazugehörige Prüfbescheid ausgestellt wurde, werden die Daten wieder gelöscht. Über die Löschung erhalten Arbeitgeber eine elektronische Rückmeldung - ebenso wie zuvor über den Eingang der Datensätze.
Ist eine regelmäßige Übermittlung der für die euBP notwendigen Daten möglich?
Die Deutsche Rentenversicherung weist ausdrücklich darauf hin, dass eine fortlaufende, regelmäßige oder beispielsweise monatliche Übermittlung nicht gewünscht und auch nicht möglich ist. Die Datensätze werden folglich ausschließlich im Zuge der notwendigen Betriebsprüfung entsprechend den gesetzten Fristen übermittelt, nicht aber zwischendurch oder fortlaufend - auch weil die Deutsche Rentenversicherung die Datensätze nicht dauerhaft aufbewahrt.
Empfehlung für Unternehmen
Unternehmen sollten ihre Systeme und Prozesse anpassen, um die Anforderungen der euBP zu erfüllen. Dies umfasst die Aktualisierung der Buchhaltungssoftware, die Gewährleistung der Datenkompatibilität und die Schulung des entsprechenden Personals.
