Enterprise Information Management (EIM)

Eine ganz­heitliche Informations­ver­waltung

Enterprise Information Management

Ein Enterprise Information Management (EIM) verwaltet umfassend vielfältige Informationen eines Unter­nehmens - und an­gesichts der schnell zu­nehmenden Menge und vor allem der steigenden Komplexität relevanter Informationen wird dies immer wichtiger, denn es fehlt oft genug eine um­fassende Sicht auf die Geschäfts­abläufe. Ein EIM kombiniert das Enterprise Content Management (ECM) mit Business Intelligence (BI), um die Informations­ver­arbeitung auf ein neues, effektiveres Level zu heben.

Das Be­sondere an einem EIM ist also die ganz­heitliche Informations­ver­waltung, die un­ab­hängig von Ort, Autor, Nutzer, An­wendung oder er­zeugendem System, Format, Zeit und Device funktioniert. Viel­mehr er­fasst, speichert, und sichert es die Informationen, um sie zu ver­teilen und bereit­zu­stellen. Ein EIM führt sowohl strukturierte als auch un­strukturierte Daten an einem Ort zu­sammen, was eine enorme Arbeits­er­leichterung be­deutet. Es werden also ge­bündelte Informationen er­zeugt, die sich im richtigen Kontext inter­pretieren und nutzen lassen. Damit ver­folgt ein Enterprise Information Management das Ziel, die Transparenz zu fördern, Geschäftsein- und -überblicke zu ermöglichen und mit diesem ge­sammelten Wissen die Effizienz zu steigern. Letzt­endlich lässt sich fest­halten: Ein Enterprise Information Management ist mehr als eine Soft­ware - es ist vor allem eine unter­nehmerische Haltung.

Die Aufgaben eines Enterprise Information Management

Angesichts der Fülle und Vielfalt der Informationen, die in einem Unter­nehmen an­fallen und vielleicht in einem anderen Zu­sammen­hang relevant werden könnten, lassen sich mit einer EIM Soft­ware ver­schiedene Auf­gaben er­füllen:

Operatives Enterprise Information Management

Als Operatives EIM wird das Management der ein- und aus­gehenden Informationen be­zeichnet - und zwar sowohl inner­halb als auch außer­halb eines Unter­nehmens. Die EIM Soft­ware extrahiert dafür automatisch Daten aus allen ein­gehenden Dokumenten und er­fasst Informationen aus unter­schiedlichen Quellen und jeglichen Formaten. Die zu­sammen­geführten Informationen werden dem ge­samten Unter­nehmen sofort zu­gänglich ge­macht. Damit ver­einfacht ein Enterprise Information Management auch die Ge­nehmigung von Dokumenten.

Analytisches Enterprise Information Management

Eine weitere enorm wichtige Funktion ist die An­alyse und Aus­wertung der ge­wonnenen Informationen mit Big Data Analyse und Business Intelligence (BI): Auf dieser Grund­lage kann ein Enterprise Information Management Geschäfts­prozesse mit auto­matisierten Workflows optimieren. Eine solche Soft­ware er­öffnet den Einblick in Geschäfts­prozesse mit Hilfe von Dash­boards und Status­aktualisierungen in Echt­zeit. Damit er­reichen Unter­nehmen ein hohes Maß an Transparenz - Berichte und Analysen werden eben­falls in Real­time an­geboten - und zwar ein­schließlich interaktiver Dash­boards und Über­sichten zu inhalts­be­zogenen Aktivitäten.

Unterschied zwischen EIM, ECM und DMS

im Prinzip stellt das Enterprise Information Management eine Weiter­entwicklung des Enterprise Content Management Systems (ECM) dar. Der wichtigste Unter­schied zum ECM be­steht demnach darin, dass ein solches EIM-System zu­sätzlich die Be­reiche der Zu­sammenarbeit (Kollaboration) unter­stützt und zur generellen Ver­besserung in der Prozess­ge­staltung innerhalb des Unter­nehmens bei­trägt. So können selbst komplexe Work­flows und Arbeits­prozesse optimiert werden. Darüber hinaus um­fasst ein EIM-System spezielle Tools, die das Potenzial konventioneller Dokumenten­management-Systeme (DMS) durch­aus über­steigen. Diese Tools er­möglichen in erster Linie das wichtige kollaborative Arbeiten und damit eine weiter­gehende Prozess­ge­staltung.

Welche Fachbereiche werden mit dem EIM abgebildet?

Risikomanagement

Unternehmerische Risiken zu identifizieren, zu analysieren, um sie zu quantifizieren und zu aggregieren – das ist die Grund­lage für eine be­last­bare Risiko­be­ur­teilung und -be­wertung. Auf dieser Grund­lage lässt sich eine ziel­führende Risiko­kommunikation er­arbeiten, um letztendlich die Risiken als Unter­nehmen auch be­wältigen zu können. Das Enterprise Information Management liefert nicht nur die Informationen, sondern unter­stützt mit Analysen und Be­richten.

Compliance Management

Das Compliance Management System (CMS) um­fasst alle in einer Organisation oder einem Unter­nehmen er­griffenen Maß­nahmen und etablierten Prozesse und Strukturen, die die Ein­haltung der gesetzten Regeln sicher­stellen sollen. Dazu zählen einer­seits rechts­ver­bindliche, anderer­seits aber auch ethische und soziale Regeln.

Aktenverwaltung

Das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Auf­be­wahrungs­fristen und die digitale Archivierung sind nur zwei Schwer­punkte einer modernen Akten­ver­waltung. Es geht ins­be­sondere um eine nach­voll­ziehbare Struktur der Ab­lage und den schnellen, bedarfs­ge­rechten Zu­griff für die Mit­arbeiter, der mit unter­schiedlichen Rechten ge­steuert werden kann.

Dokumentenmanagement

Das digitale Dokumentenmanagement-System (DMS) gewährleistet sicher und zu­ver­lässig die Ver­waltung der Dokumente eines Unter­nehmens. Diese werden digitalisiert, sodass sie sich in kürzester Zeit ab­rufen, be­arbeiten, speichern und zurück­ver­folgen lassen. Darüber hinaus können Daten auto­matisch identifiziert und zur Weiter­ver­wendung auf­be­reitet werden. Letztendlich lassen sich mit dem Dokumenten­management im Enterprise Information Management selbst komplexe Geschäfts­prozesse digital ab­bilden und automatisieren. Vor allem aber werden Medien­brüche ver­mieden, Redundanzen reduziert und somit die Aus­kunfts­fähigkeit ver­bessert.

Das Reporting oder Berichtswesen umfasst sämtliche Maßnahmen, Mittel und Ein­richtungen einer Organisation oder eines Unter­nehmens, die das Er­arbeiten, Weiter­leiten, Ver­arbeiten und Speichern von relevanten Information in Form von Be­richten er­möglichen. Diese wiederum liefern die Grund­lage für fakten­basierte Ent­scheidungen, sofern die Be­richte die relevanten Fragen auch fundiert be­antworten. Umso wichtiger sind schnelle, klare, präzise und un­miss­ver­ständliche Antworten auf die ge­schäfts­relevanten Frage­stellungen - und genau die liefert ein Enterprise Information Management.

Enterprise Information Management und seine Vorteile

Die Vorteile sind vielfältig, sie lassen sich folgender­maßen zu­sammen­fassen:

Flexibler Zugriff

Da ein EIM-Programm in der Cloud sowie auf mobilen Geräten be­reit­ge­stellt und nahtlos in be­reits vor­handene An­wendungen integriert werden kann, ist der Zu­griff jeder­zeit und von über­all möglich.

Vor allem in großen Organisationen oder Unter­nehmen werden in der Regel separate An­wendungen für die einzelnen Segmente Analytik, Inhalts­ver­waltung und Geschäfts­prozesse ge­nutzt. Mit Hilfe eines EIM-Programms lassen sich diese An­wendungen sinn­voll in einer integrierten Plattform kombinieren.

Leistungsfähige Tools

Die EIM-Software beinhaltet spezielle Funktionen und Tools zur effektiven Er­fassung, Integration und Ver­waltung von Daten, sodass Unter­nehmen Geschäfts­prozesse und analytische Erkenntnisse optimieren können, um trag­fähige Geschäfts­ent­scheidungen zu treffen.

Informationsflut effektiv beherrschen und steuern

Enterprise Information Management Systeme sorgen für eine sinn­volle Strukturierung, Organisation und kontext­relevante Bereit­stellung sämtlicher Informationen, die das Wesen eines Unter­nehmens aus­machen. Durch den Einsatz ent­sprechender EIM-Software lassen sich Prozesse effizienter organisieren: Einer­seits lassen sich Ent­scheidungen schneller treffen, anderer­seits er­lauben die er­zeugten Informationen eine bessere Kontrolle und Ver­antwortlichkeit - und das kann zum wichtigen Wett­bewerbs­vorteil werden.