Die zeitgemäße Antwort auf neue Herausforderungen
Soziale Netzwerke, Online-Plattformen und Datenbanken für Bewerber – die gesuchten Fachkräfte sind längst digital unterwegs. Entsprechend klein ist der Kreis der Unternehmen, die noch immer Printanzeigen für ihr Recruiting nutzen. Die E-Recruiting Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen – und zwar für alle Beteiligten.
E-Recruiting – was ist genau darunter zu verstehen?
Electronic Recruiting bildet den kompletten Prozess der Beschaffung und Auswahl von Personal digital ab: Es beginnt bei der Stellenausschreibung und gezielten Suche in Frage kommender Kandidaten in sozialen Netzwerken, auf Portalen oder Datenbanken für Bewerber. Regelt dabei die bedarfsgerechte Kommunikation sowie die Verwaltung des Bewerbungsprozesses, in den nicht nur Bewerber und Personaler, sondern auch Vorgesetzte und Entscheidungsträger involviert werden. Print-Anzeigen fallen also ebenso weg wie das Versenden von Bewerbungsmappen oder der Einsatz von Excel-Listen im Bewerbermanagement. Stattdessen kommt eine Recruiting Software zum Einsatz, mit der sämtliche Schritte realisiert, verwaltet und koordiniert werden können.
Neue Ansprüche: innovatives Recruiting immer wichtiger
Im Konkurrenzkampf um die begehrten Talente entscheidet nicht zuletzt das Image eines Unternehmens: Präsentiert es sich mit einem effizienten und professionellen digitalen Bewerbungsprozess, erhöhen sich die Chancen – längst gelten die bisher üblichen Bewerbungsmappen als konservativ und überholt. Flexibilität, Tempo und Nachhaltigkeit sind die Ansprüche, die qualifizierte Fachkräfte erfüllt sehen wollen:
Flexibilität
Talente können ihre Bewerbungen jederzeit und von überall digital gestalten und übermitteln. Gleichzeitig sind alle Beteiligten bei Rückfragen über die modernen Kanäle unkompliziert zu erreichen, was den gesamten Ablauf deutlich erleichtert.
Tempo
Statt aufwendig hergestellter und postalisch auf den Weg gebrachter Bewerbungsmappen können sämtliche Unterlagen in Echtzeit versendet und empfangen werden. E-Recruiting verkürzt also deutlich die Bearbeitungsdauer.
Nachhaltigkeit
Es liegt auf der Hand, dass kaum noch Papier zum Einsatz kommen muss, um alle gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen – und das spart nicht nur Kosten, sondern kommt der Umwelt zugute.
Vor allem die im Fokus vieler Unternehmen stehende Generation Y lässt sich auf diese Weise oft besser von einem Arbeitgeber überzeugen – und die Bedürfnisse der gesuchten Talente sollten maßgeblich für die Gestaltung des Bewerbungsprozesses sein.
E-Recruiting-Vorteile für alle Beteiligten
Es gibt triftige Gründe für die Umstellung der Personalbeschaffung auf E-Recruiting – allen voran die Zeitersparnis, die sich auf mehreren Ebenen auswirkt:
- Online-Stellenanzeigen lassen sich jederzeit schalten, der Redaktionsschluss eines Print-Mediums spielt also keine Rolle mehr.
- Online-Formulare selektieren bereits relevante Informationen zum Talent und den vorhandenen Qualifikationen.
- Digitale Bewertungsunterlagen können per Mausklick hochgeladen werden.
- Bestätigungsmails werden automatisiert versendet.
- Alle Bewerber, deren Angaben und der Bearbeitungsstatus werden im System übersichtlich dargestellt, sodass die zuständigen Personaler ihre Entscheidungen treffen können.
- Fehlen Feedbacks von Kollegenseite, lassen sich einfach und automatisiert Reminder versenden.
Doch auch in puncto Kosten zeigt das E-Recruiting Vorteile: Unternehmen profitieren von den deutlich verkürzten Prozessen, wie beispielsweise der erleichterten Evaluation der eingehenden Bewerbungen und natürlich der unkomplizierten Kommunikation. Gleichzeitig gehören die deutlich größere Reichweite, die längere Verfügbarkeit und die optimalen Selektionsmöglichkeiten, die mit gleichzeitigen Online-Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen zu realisieren sind, zu den nicht zu unterschätzenden Vorzügen im E-Recruiting. Und nicht zuletzt: Auf der Suche befindliche Talente erreichen die Anzeigen aktiv mit Hilfe der relevanten Suchmaschinen.
Ein weiterer Punkt spricht für das E-Recruiting: Online-Anzeigen lassen sich kreativ gestalten – sowohl mit Text und Bildern als auch mit Videos. Der Spielraum ist also deutlich größer, um sich gegenüber anderen Unternehmen abzuheben und die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber zu erregen. Gleichzeitig lassen sich die digitalen Anzeigen unkompliziert aktualisieren oder bearbeiten, wenn sich zum Beispiel der Bedarf ändert. Da die Eingaben nicht händisch durchgeführt werden, reduziert sich darüber hinaus die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die Vorkehrungen bei der Kommunikation und digitalen Datenhaltung sorgen zudem für ein hohes Maß an Sicherheit und Effizienz.
Doch auch die Sicht der Bewerber sollte bei der Entscheidung für eine E-Recruiting Software eine Rolle spielen: Je einfacher die Bewerbung insgesamt für ein Talent gestaltet ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen diese Fachkraft für sich gewinnen kann. Die Ansprüche sind in dieser Frage gestiegen, Bewerber erwarten einen jederzeitigen Zugriff auf den Status Quo ihrer Bewerbung und eine möglichst schnelle Entscheidung.
Herausforderungen eines digitalen Recruitings
Jede Medaille hat zwei Seiten: Ein E-Recruiting zu etablieren und die vielfältigen Vorteile zu realisieren, setzt zunächst einen gewissen Aufwand voraus: Einerseits kann eventuell eine höhere Investition notwendig werden, um die E-Recruiting Software anzuschaffen und zu etablieren. Andererseits müssen die betreffenden Mitarbeiter eingeführt und eingearbeitet werden, um sukzessive das Knowhow der Nutzer zu etablieren zu können. Es ist also eine Kosten-Nutzen-Abwägung sinnvoll – und dazu sollten sich Unternehmen genau mit dem Prozess befassen, der im E-Recruiting digital abgebildet wird.
Was alles zum E-Recruiting gehört
Ein professionelles E-Recruiting umfasst alle Schritte der Personalbeschaffung:
Stellenanzeigen
Um Stellenausschreibung digital erledigen zu können, benötigen Unternehmen auf Ihrer Webseite einen Karrierebereich und ein im besten Fall individuell gestaltetes Online-Formular, in das Talente sinnvolle Informationen, wie beispielsweise Qualifikationen eingeben. Die E-Recruiting Software listet diese Daten so auf, dass die Bearbeiter nicht nur einen guten Überblick erhalten, sondern erste Analysen und Vergleiche mit anderen Kandidaten anstellen können.
Multiposting
Die Anzeigen lassen sich gleichzeitig auf mehreren Portalen, Jobbörsen und in sozialen Netzwerken veröffentlichen. Damit erhöht sich die Reichweite, ohne dass ein großer zusätzlicher Aufwand notwendig wäre.
Active Sourcing
Unternehmen können sich sowohl von Suchenden finden lassen als auch gezielt auf Suche gehen: Mit Hilfe von Such- und Filterfunktionen lassen sich beispielsweise Business-Plattformen durchforsten, um passende Kandidaten für die vakanten Stellen ausfindig zu machen und direkt zu kontaktieren.
Bewerberauswahl
Für jede zu besetzende Position lassen sich sowohl personelle als auch fachliche Kriterien festlegen und per Online-Formular gezielt abfragen, sodass das E-Recruiting Programm die Daten automatisch abgleichen und ein Scoring erstellen kann. Das erleichtert dem Unternehmen die Auswahl erheblich.
Digitale Bewerberakte
Auch Personalakten werden zunehmend digitalisiert – manuelle Eingabe von Daten in Excel-Listen oder in eine andere Software sind nicht nur lästig und zeitaufwendig, sie bergen immenses Fehlerpotenzial. Digitale Bewerbungen ermöglichen den automatischen Datentransfer in eine digitale Personalakte, welche nach einer Einstellung im Rahmen des Onboardings angelgt wird. Sie wird während der gesamten Laufbahn des Beschäftigten im Unternehmen genutzt und kann jederzeit ausgebaut werden.
Kommunikation
Im Bewerbungsprozess ist insbesondere die interne Kommunikation wichtig, da die Fachbereiche sich ein eigenes Bild zur Eignung des Bewerbers machen und entsprechende Feedbacks geben müssen. Im E-Recruiting werden diese Prozesse effizient und transparent abgebildet, sodass jederzeit der aktuelle Stand und eventuelle Verzögerungen ersichtlich sind.
E-Recruiting Software – darauf sollten Unternehmen achten
Die Entscheidung für eine derart komplexe Software ist weitreichend, was eine sorgfältige Auswahl umso wichtiger macht. Hier eine Auswahl an wichtigen Fragen, die vor der Wahl einer Software klar beantwortet werden sollten:
- Wie umfangreich sind die Funktionen im Bewerbermanagement?
- Welche Möglichkeiten der Integration auf der eigenen Webseite gibt es?
- Werden im Unternehmen bereits digitale Bewerber- bzw. Personalakten genutzt?
- Wie lassen sich Rechte vergeben und Zugriffe managen?
- Wie integriere ich E-Recruiting in meinen Prozess und vermeide dabei unnötige Schnittstellen und Medienbrüche?
Erfolgsfaktor in der Personalbeschaffung
Es lässt sich also zusammenfassen, dass ein professioneller Bewerbungsprozess immer bedeutender im Wettbewerb um die qualifizierten Fachkräfte wird – und nicht zuletzt für das Image eines Unternehmens. Talente erwarten, dass sie einerseits von Unternehmen auf den bevorzugten Kanälen gefunden werden, andererseits ihre Bewerbung unkompliziert, effizient und komfortabel erledigen können, jederzeit den Bearbeitungsfortschritt einsehen und kurzfristig einen Bescheid erwarten können. Diese Anforderungen lassen sich nur mit einem durchdachten E-Recruiting erfüllen, das alle relevanten Schritte digital abbildet. Auch wenn die Einführung einen gewissen Aufwand verursacht, wird sich der Nutzen gleich auf mehreren Ebenen bemerkbar machen – in Form von Zeit- und Kostenersparnissen sowie einer steigenden Effizienz, besseren internen Kommunikation und optimalen Transparenz.
