Herausforderungen eines Dokumentenarchivs
Geschäftliche Dokumente: Aufgrund von Aufbewahrungsfristen müssen manche revisionssicher abgelegt sein. Andere werden hundertfach kopiert, damit jeder Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten kann. Die Dokumentenverwaltung ist geplagt von sich ständig wiederholenden Suchaktionen. Je größer ein Unternehmen wird, desto höher gipfeln seine Aktenberge.
Ganze Abteilungen fressen Personalkosten, indem sie sich täglich mit der manuellen Dokumentenverwaltung herumschlagen. Grundsätzlich kann die Verwaltung von Dokumenten natürlich für kleine Betriebe funktionieren. Werden Dokumente im ersten Schritt falsch abgelegt, enthalten formale Fehler oder werden aus Versehen vernichtet, ist die händische Dokumentenverwaltung jedoch unsinnig.
Dokumentenverwaltung mit Software
Die Hauptfunktion einer Software für die Dokumentenverwaltung zeichnet sich durch die deutliche Reduzierung der Personalkosten aus. Der digitale Arbeitsplatz funktioniert wie ein semi-fotografisches Gedächtnis.
- Über eine Suchmaske lassen sich Dokumente blitzschnell auffinden und Mitarbeiter sehen, wer gerade an einem Dokument arbeitet.
- Dazu muss die Dokumentenverwaltung natürlich auf elektronische Kopien der Schriften zugreifen können. Eine grundlegende Digitalisierung ist also erforderlich.
Während früher eigentlich nur Großkonzerne in der Lage waren auf eine solche Entwicklung umzurüsten, ist die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung heutzutage deutlich einfacher und günstig geworden. Die Digitalisierung von Dokumenten lässt sich heutzutage einfach durch intelligente Scan-Prozesse erreichen.
Schriften werden so eingespeichert, dass die Texte von gedruckten Exemplaren von einer Maschine erfasst werden und anschließend am Rechner bearbeitet werden können. Nun müssen die Dokumente nur noch richtig organisiert sein. Dazu bietet eine DMS Software zur Dokumentenverwaltung folgende Hauptfunktionen:
Formatierung
Unterschiedliche Dateiformate werden kategorisiert. Moderne Lösungen bieten teilweise Funktionen für eine Umwandlung der Formate, sodass der Zugriff für dritte Sachverständige oder auch für Kunden gesichert wird. Es sollte immer auf eine aktuelle Lösung geachtet werden, damit das Dokument durch die Umwandlung keinen Schaden nimmt (Medienbruch).
Versionierung
Während der Dokumentenverwaltung erfasst die digitale Versionierung die Bearbeitung von Dateien. Es wird vermerkt, wann und welcher Mitarbeiter ein Dokument in welcher Ablagen geändert hat. Damit die Änderungen nachvollziehbar sind oder rückgängig gemacht werden können, kopiert eine solche Software beispielsweise die Originalversion und legt sie in einem festgelegten Archiv ab. Es gibt auch weitere Möglichkeiten, wie Daten vor einer unwiderruflichen Überarbeitung geschützt werden können.
Organisierte Dateiverzeichnisse
Der Zugriff auf die Verzeichnisse kann durch den Unternehmer über Zugriffshierarchien beschränkt werden. Arbeitsgruppen nutzen gemeinsame Ablagen bzw. sogenannte Workspaces. Die Arbeitsbedingungen werden mit der digitalen Dokumentenverwaltung attraktiver und umweltfreundlicher, wenn hundertfache Kopien vermieden werden. Dokumente sind zur besseren Auffindbarkeit verständlich „getaggt“, also mit Schlagworten und selbsterklärenden Rahmen-Daten versehen.
Einfache Recherche
Durch organisierte Dateiverzeichnisse kommt die Verwaltung leicht an die erforderlichen Dokumente. Das begünstigst auch die Abwicklung mit Kunden, falls diese beispielsweise eine Frage zu ihrem Vertrag vor mehreren Jahren haben oder um sonstige Unterlagen bitten. Auch die Kommunikation zwischen Abteilungen wird gestärkt – und das auch standort- bzw. länderübergreifend.
Mobilität
Auf die Dokumentenverwaltung mit Software lässt sich ganz leicht zugreifen. Je nachdem ob die Software an ein Cloud-System, also an einen dezentralen Server, angeschlossen ist, können Mitarbeiter auch über ihr Firmenhandy zugreifen – also Dokumentenverwaltung online. Für Kundentermine und Meetings ist das besonders praktisch.
Kompatibilität der digitalen Dokumentenverwaltung
Natürlich können Systeme auch das unternehmenseigene Netzwerk angeschlossen werden. Dazu zählt auch der Datentransfer über das ERP System und über die CRM Software. Sollten Unternehmen eine Komplettlösung für die Ressourcenplanung einsetzen wollen, bieten sich Hersteller an, die eine digitale Dokumentenverwaltung direkt integrieren.
- Es handelt sich dann um keine Standardsoftware, die als Einzelprogramm regelmäßig auf Unternehmensseite aktualisiert werden müsste.
- Der Anbieter selbst nimmt automatische Updates vor und sorgt für eine reibungslose Kompatibilität der Dokumentenverwaltung mit allen anderen Programmen und mit gesetzlichen Vorgaben.
- Eine Anbindung an die Tools der Dokumentenerstellung ist ebenfalls möglich. Dateien können von Office-Programmen aus direkt geöffnet oder in die Software der Dokumentenverwaltung überführt werden.
- Es bildet sich eine Prozessautomatisierung aus, die Personalkosten spart und mehr Übersichtlichkeit für alle Beteiligten bietet.
