Was ist das genau?
Eine elektronische Buchhaltung bildet alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens ordnungsgemäß digital ab, also weitestgehend papierlos:
- Eingehende Rechnungen und sämtliche für das Rechnungswesen relevanten Unterlagen, die noch in Papierform vorliegen, werden entsprechend den Vorgaben des Finanzamts digitalisiert und archiviert.
- Ausgangsrechnungen werden elektronisch erstellt und auf den Weg gebracht.
- Sämtliche Buchhaltungsprozesse übernimmt eine geeignete Software – und zwar automatisiert.
Selbstredend ändert sich nichts an der eigentlichen Aufgabenstellung, Buchhalter befassen sich nach wie vor mit dem Prüfen, dem Kontieren und Buchen laufender Geschäftsvorfälle und bearbeiten Transaktionen. Darüber hinaus sind in der Regel Lohnabrechnungen durchzuführen und Steuererklärungen zu erstellen. Allerdings gibt es einen gravierenden Unterschied: Die digitale Buchhaltung erlaubt den unkomplizierten Zugriff auf die relevanten Unterlagen - und das von überall und jederzeit.
Das Suchen und Wälzen von Ordnern hat somit ein Ende, wenn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit der Umstellung in eine digitale Buchführung umfassend eingehalten werden.
GoBD – bedarfsgerechte Weiterentwicklung der GoB
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Buchhaltung und Archivierung der Belege wurden die bis dato geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) überholt und deswegen überarbeitet. Worum handelt es sich genau? Die GoB sind teilweise ungeschriebene und teilweise schriftlich fixierte Regeln, die bei der Buchhaltung und Bilanzierung zu beachten sind. Sie resultieren aus der Praxis, der Rechtsprechung, der Wissenschaft sowie aus Empfehlungen der Wirtschaftsverbände. Das Ziel: Unternehmer und Gläubiger sollen mit Hilfe dieser Vorschriften geschützt werden - und zwar vor unkorrekten Informationen und Daten, die zu Verlusten führen können.
Deswegen gelten die GoB und nun die weiterentwickelten GoBD für alle Steuerpflichtigen - angefangen bei Unternehmen und Kaufleuten über Kleinunternehmer bis hin zu Freiberuflern und Selbstständigen, auch wenn diese gar nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Steuerrelevante Unterlagen fallen letztendlich in allen Unternehmungen an, wobei sich die Vorschriften nicht nur auf Bücher und Jahresabschlüsse beziehen, sondern auch auf Handels- und Geschäftsbriefe. Allerdings werden regelmäßig Anpassungen fällig, die der technologischen Entwicklung geschuldet sind. So gilt beispielsweise seit 2022, dass
- Dokumente auch mobil gescannt werden dürfen,
- dieses Scannen auch außerhalb des Landes ausgeführt werden darf,
- per Mail empfangene Dokumente auch in andere Formate konvertiert und archiviert werden dürfen,
- auch in der ausländischen Cloud gespeicherte Dokumente unter die GoBD fallen und
- Änderungen in der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar festgehalten werden müssen.
Wird die elektronische Buchhaltung von vornherein auf die GoBD ausgerichtet, dann eröffnen sich enorme Einsparpotenziale - und zwar sowohl in Bezug auf die zeitlichen als auch finanziellen Aufwände.
Vielfältige Vorteile der elektronischen Buchhaltung: Erleichterung bei den Alltagsarbeiten
Die digitale Buchhaltung wirkt sich in verschiedener Hinsicht positiv aus, hier einige der wichtigsten Effekte:
- einfachere Teamarbeit
- unkomplizierter Zugriff für Steuerberater und andere Berater
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- langfristige Kostensenkung
- Platz- und Papierersparnis
- Daten- und Rechtssicherheit dank geeigneter Softwarelösungen
- einfache Nutzung der e-Bilanz
Nicht zu unterschätzen ist die Frage der Wettbewerbsfähigkeit: Nutzt ein Geschäftspartner zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI) und beabsichtigt die digitale Kommunikation über die jeweiligen Anwendungssysteme, geraten Unternehmen mit einer herkömmlichen Buchhaltung deutlich ins Hintertreffen.
Umstellung auf digitale Buchführung – das ist zu beachten
Der anfängliche Aufwand ist nicht zu unterschätzen, denn die Umstellung bedeutet im Klartext, dass alle manuellen Vorgänge im Rechnungswesen und in der Buchhaltung aufgegriffen werden müssen: Belege sind einzuscannen, damit sie nicht mehr in Ordnern aufbewahrt werden müssen - dazu ist ein Archivierungssystem sinnvoll zu strukturieren. Da immer mehr Rechnungen und Belege digital versendet werden, verringert sich das zu scannende Aufkommen sukzessive. In der Folge müssen Unternehmen keine Pendelordner mehr nutzen, wenn sie ihrem Steuerberater die relevanten Unterlagen zukommen lassen wollen: Das funktioniert digital, beispielsweise mit Programmen wie eGECKO. Es reicht dann aus, die Daten hochzuladen, sodass der Steuerberater darauf zugreifen und seine Bearbeitung starten kann. Die fertigen Auswertungen, Lohnabrechnungen, Abschlüsse oder Steuererklärungen lädt der Steuerberater wiederum einfach hoch. Das Unternehmen kann diese sowohl online einsehen als auch als PDF downloaden.
Darüber hinaus lassen sich Rechnungen elektronisch schreiben und bezahlen, wenn in der notwendigen Buchhaltungssoftware alle notwendigen Daten zu Lieferanten und Kunden gespeichert wurden. Offene Forderungen werden ebenso angezeigt wie ausstehende Rechnungen, sodass das Unternehmen jederzeit einen Überblick zur finanziellen Situation und zum aktuellen Handlungsbedarf erhält. Weitere Bereiche, die sich in die digitale Buchhaltung einbinden lassen, sind zum Beispiel das Kassenbuch, aber auch die Lohnabrechnung und das Führen der Personalakten. Doch die Grundlage für ein derart effizientes Arbeiten wird bereits bei der Umstellung auf eine elektronische Buchhaltung geschaffen - hier die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen achten sollten:
- Zeitplanung für die Umstellung großzügig gestalten
- Vorgaben in Bezug auf GoBD, Steuern und Software definieren
- Personal umfassend schulen
- Verfahrensdokumentation erstellen
- passende Buchhaltungssoftware auswählen
- Systemwechsel terminieren
- Steuerberater in Prozess einbinden
Stichwort Verfahrensdokumentation: Was ist darunter zu verstehen?
Diesem Punkt sollten Unternehmen ausreichend Aufmerksamkeit - und Zeit widmen: Die Verfahrensdokumentation wird nicht umsonst vom Gesetzgeber verbindlich vorschrieben. Es geht vielmehr darum, sämtliche Prozesse in der Buchhaltung nachvollziehbar zu dokumentieren - angefangen beim Eingang eines Beleges über das Einscannen und Verarbeiten bis hin zur Archivierung. Darüber hinaus sind alle dabei eingesetzten Programme zur Datenerarbeitung aufzuführen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Digitalisierung der Belege und Prozesse vollständig, ordnungsgemäß und vor allem unveränderlich erfolgt.
Dreh- und Angelpunkt der sicheren Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ist die Buchhaltungssoftware, die in der Regel auch ein Archivierungssystem beinhaltet.
Das sollte eine Buchhaltungssoftware können
Eine solche Software ist ausgesprochen komplex, was den Auswahlprozess umso wichtiger. Eine grundlegende Voraussetzung ist die GoBD-Zertifizierung, damit die Buchhaltungssoftware überhaupt für eine Umstellung auf die digitale Buchhaltung geeignet ist. Darüber hinaus sollte der abgebildete Funktionsumfang für das jeweilige Unternehmen ausreichend sein - bis hin zum inkludierten Archivierungssystem. Andererseits spielt die Frage der Sicherheit eine wesentliche Rolle, denn schließlich sollen sensible Daten verarbeitet, abgelegt und verwaltet werden. Sinnvoll ist es, wenn ein solches Programm die E-Rechnung und natürlich auch die E-Bilanz unterstützt - nur so können die Abläufe in der Buchhaltung und im Rechnungswesen wirklich optimiert werden. Auf eine Besonderheit sollte die öffentliche Verwaltung, die auf die digitale Buchhaltung umstellen will, achten: Hier werden die Standards XRechnung und ZUGFeRD benötigt - eine Software muss diese also abbilden. Nicht zuletzt ist die Kostenfrage zu untersuchen: Unternehmen sind gut beraten, wenn sie nicht nur die Anschaffungskosten im Blick behalten, sondern auch die Jahres- und Folgekosten.
Fazit: digitale Buchhaltung als Wettbewerbsvorteil verstehen
Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass eine digitale Buchhaltung nicht nur für Erleichterung bei den alltäglichen Aufgaben sorgt, sondern die Effizienz sämtlicher Abläufe deutlich erhöht - und damit auf Dauer die Kosten reduziert. Darüber hinaus profitieren sowohl das Unternehmen selbst als auch der Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer, wenn einerseits sämtliche Belege, andererseits auch wichtige Auswertungen und Statistiken jederzeit verfügbar sind. Nicht zu unterschätzen sind weiterhin die unkomplizierte Datenübermittlung, die rechtssichere Datenarchivierung und sinnvolle Features wie die E-Rechnung und die E-Bilanz, die weitere Meilensteine im Digitalisierungsprozess darstellen. Vor allem aber kann die digitale Buchhaltung individuell auf die konkreten Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden - und das erleichtert wiederum die Umstellung.
