Eine kurze Definition
Kurz gesagt: Als Planungsinstrument übernimmt der Dienstplan eine essenziell wichtige Funktion in der Personalwirtschaft: Er stellt nämlich sicher, dass die Arbeitskräfte eines Bereiches sowohl zeitlich als auch räumlich so eingeteilt werden, dass der qualitative Personalbedarf ebenso abgedeckt wird wie der quantitative. Nur so kann ein Unternehmen reibungslos funktionieren und seine Ziele erreichen. Doch Dienst- oder Schichtplan zu erstellen, erfüllt einige weitere und nicht weniger wichtige Aufgaben: Üblicherweise stellt ein Dienst- oder Schichtplan übersichtlich und anschaulich dar, welche Mitarbeiter wann an ihrem Arbeitsplatz im Einsatz sind – er gibt also allen Beschäftigten Orientierung und Planungssicherheit, sollte aber auch deren persönliche Belange berücksichtigen. Gleichzeitig dient er dem Zweck, das verfügbare Personal so effektiv wie möglich einzusetzen: Die richtigen Mitarbeiter müssen mit den richtigen Qualifikationen und Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unternehmen eingesetzt werden.
Welche Arten und Modelle gibt es, um einen bedarfsgerechten Dienstplan zu erstellen?
Es liegt auf der Hand, dass unterschiedliche Arbeitsmodelle auch eine differenzierte Herangehensweise in puncto Dienst- bzw. Schichtplan erfordern. Grundsätzlich werden dazu folgende Modelle genutzt:
Der Rollplan / Rahmendienstplan / Grunddienstplan
Der Rollplan, für den auch andere Begriffe wie Rahmendienstplan oder Grunddienstplan verwendet werden, ermöglicht die langfristige Planung des Arbeitskräfteeinsatzes. Der Name leitet sich von einem Grundsatz ab: Die Planung rolliert, der Ablauf wiederholt sich also nach einer bestimmten Anzahl von Wochen. Ist ein solcher Schichtplan erstellt, müssen für die konkrete Personaleinsatzplanung lediglich die aktuellen Gegebenheiten eingepflegt werden.
Die Pläne nach Durchlaufzeit
Diese unterscheiden sich wiederum in zwei Modelle:
Vollkontinuierliche Schichtmodell
Die Schichten laufen in diesem Modell rund um die Uhr durch - quasi 24/7. Daraus folgt ein Drei- oder Mehrschicht-System, wie es in Krankenhäusern und Pflegeheimen, aber auch bei Pflegediensten, der Feuerwehr, der Polizei und zum Teil auch im produzierenden Gewerbe praktiziert wird.
Teilkontinuierliche Schichtmodelle
Während das vollkontinuierliche Schichtmodell alle sieben Wochentage in die Planung einbezieht, beschränkt sich dieses auf fünf Wochentage - wahlweise mit oder ohne Nachtchichten. Auf diese Variante greifen vor allem produzierende Unternehmen, Mietwagenstationen sowie der Einzelhandel an Flughäfen und Bahnhöfen zurück.
Die Pläne nach Anzahl der Schichten
Abhängig von der Anzahl geplanter Schichten lässt sich auch unter dieser Prämisse ein Schichtplan erstellen:
Zwei-Schicht-Betrieb
Nachtschicht ist nicht vorgesehen, denn eine Schicht dauert nicht länger als acht Stunden.
Drei-Schicht-Betrieb
Diese Planung kommt bevorzugt dann zum Einsatz, wenn Unternehmen die Arbeit auf Früh-, Spät- und Nachtschichten an fünf Tagen in der Woche verteilen.
Mehrschicht-Betrieb
Unternehmen, die 24/7 arbeiten lassen, werden einen solchen Schichtplan erstellen. Damit lassen sich auch die gesonderten arbeitszeitlichen Regularien relevanter Tarifverträge berücksichtigen.
Wichtige Faktoren zur Erstellung eines Dienstplans
Wie umsichtig Unternehmen beim Dienstplan-Erstellen vorgehen müssen, zeigen folgende Faktoren auf, die dabei zu berücksichtigen sind:
Die Kunden
Der Kunde ist König – und das muss sich niederschlagen, wenn Unternehmen einen Dienst- oder Schichtplan erstellen: In den Zeiten mit dem größten Kundenaufkommen sollte auch ausreichend Personal aktiv sein. Um eine derart gezielte Personalplanung umzusetzen, müssen Unternehmen nicht nur ihre eigenen Verhaltensweisen, sondern vor allem die ihrer Kunden kennen. Auf der Grundlage der Daten lässt sich ein Dienstplan erstellen, der alle Beteiligten, also Kunden und Personal, zufriedenstellt.
Das Personal
Ohne die Mitarbeiter funktioniert nichts - also sollten Unternehmen einen Dienst- oder Schichtplan erstellen, der auch für die Beschäftigten funktioniert. Dabei spielen neben den Mitarbeiterverträgen vor allem auch deren Belange und Wünsche eine Rolle, um eine höchstmögliche Akzeptanz zu erreichen. So sollten beispielsweise Urlaube, Feier- und Brückentage generell berücksichtigt und unbeliebte Schichten gerecht verteilt werden.
Die Zeit
Die frühzeitige Veröffentlichung eines Dienstplans beugt nicht nur Problemen vor, sondern eröffnet auch den notwendigen Handlungsspielraum für eventuell notwendige Änderungen. Beim Dienstplan-Erstellen ist zu bedenken, dass ein Großteil der anfallenden Personalkosten über diese Planung gesteuert wird: Es gilt also, den Personaleinsatz so zu optimieren, dass die Einnahmen maximiert werden, während die Kosten das Budget nicht sprengen.
Die Gestaltung
Auch Aufbau und Gestaltung sind wichtig, wenn Unternehmen den Dienstplan erstellen: Je prägnanter dieser ausfällt, umso besser für das Verständnis. Ziel muss es also sein, dass sowohl Vorgesetzte als auch das Personal den Plan einfach lesen können. Je komplizierter Unternehmen einen Dienst- oder Schichtplan erstellen, desto mehr Zeit müssen die Zuständigen für Erklärungen aufbringen - und die fehlt an anderer Stelle. Folgende Fragen sollten klar beantwortet werden:
- Für welche Kalenderwoche gilt der Plan?
- Zu welchen Uhrzeiten greift die Einteilung?
- Wie stark ist die Besetzung pro Schicht?
Das sollten Unternehmen beim Dienstplan erstellen generell beachten
Über die genannten Faktoren hinaus müssen Unternehmen zahlreiche Belange berücksichtigen:
- Gesetzliche Vorgaben Für die Erstellung von Dienstplänen greifen verschiedene Gesetze, wie zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Mutterschutzgesetz (MuSchG), das Jugendarbeitsschutzgesetz (JuSchG), das Zivildienstgesetz (ZDG) oder das SGB IX. Hier sind klare Vorgaben zu Nachtschichten, rollierenden Schichtsystemen, aber auch Wochenend- und Feiertagsarbeiten, Arbeit- und Ruhezeiten und vieles mehr festgeschrieben.
- Betriebliche Vorgaben Dazu zählen zum Beispiel gesonderte Arbeitsverträge, die eventuell mit einzelnen Mitarbeitern geschlossen wurden, aber auch festgelegte Pausenzeiten, die Länge der Schichten, Betriebsurlaub oder Saisoneiten.
- Abwesenheiten, Urlaub, Fortbildung etc.
- Datenschutz Es liegt auf der Hand, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Unternehmen ihren Dienstplan erstellen. Dazu zählen u. a. Klarnamen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit sowie Überstunden. Da diese Daten nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden dürfen - auch nicht innerhalb eines Unternehmen, muss also sichergestellt werden, dass nur ausgewählte Mitarbeiter per Berechtigung Zugriff erhalten. Diese Berechtigungen sind zu verwalten und regelmäßig zu aktualisieren.
- Personalvielfalt Erschwert wird das Dienstplan-Erstellen, wenn sowohl Voll- und Teilzeitkräfte als auch Minijobber und Werkstudenten zu koordinieren sind.
Was macht einen guten Dienstplan aus?
Um es vorwegzunehmen: Es gibt nicht den einen optimalen Dienstplan! Welche Variante die beste ist, variiert in Abhängigkeit vom Unternehmen, der Branche und dem Personal. Grundsätzlich sollte ein Dienst- oder Schichtplan aber so beschaffen sein, dass er auch schwankende Auftragslagen, Patientenzahlen oder Kundenfrequenzen und kurzfristige Änderungen sicher abfängt. Letztendlich geht es darum, den Personaleinsatz nach Qualifikationen zu optimieren, um einerseits den unternehmerischen Zielen und andererseits den Belangen des Personals gerecht zu werden.
Einen optimalen Dienstplan erstellen
Unternehmen stehen mehrere Wege offen, um einen bedarfsgerechten Dienstplan zu erstellen und zu pflegen: einerseits als konventionelle handschriftliche oder elektronische Dokumente, andererseits Spreadsheet-Dokumente in Excel und Co. Darüber hinaus kann ein spezielles Dienstplan- oder Schichtplan-Programm eingesetzt werden. Die digitalen und softwaregestützten Dienstpläne haben ihren handschriftlichen Pendants einiges voraus:
- eine deutliche Zeitersparnis beim Erstellen und Aktualisieren
- die einfache Zugriffs- und Datenschutzverwaltung
- die Nutzung der Ist-Daten aus der digitalen Zeiterfassung sowie An- und Abwesenheiten
- mögliche Prognosen und Berechnungen von bedarfs- und mitarbeiterorientierten Plänen
- die agile Anpassungsmöglichkeit an die aktuelle Auftrags- bzw. Wirtschaftslage
- den machbaren Echtzeit-Überblick
- die bessere Übersichtlichkeit durch verschiedene Darstellungen
Allein die Tatsache, dass ein professionelles Schichtplan-Programm auf die Zeiterfassungsdaten, den Urlaubsplaner sowie die Abwesenheiten zugreifen kann, spricht für diese Lösung: Dienstpläne lassen sich auf dieser Grundlage nämlich genauer erstellen – und das auch in Bezug auf Mitarbeiterwünsche.
Dienstplan erstellen – per Hand oder mit einem Dienstplan-Programm
Die Dienstplanung ist nicht nur wichtig für alle Beteiligten, sondern auch sehr komplex: Es müssen sowohl die gesetzlichen Vorschriften als auch betrieblichen Vereinbarungen, unterschiedliche Arbeitsmodelle und natürlich die aktuelle Marktlage berücksichtigt werden. Mit einem Wort: Hier sind nicht nur Zeit, sondern vor allem Kompetenzen gefragt. Ein professionelles Dienst- oder Schichtplan-Programm kann die Arbeit deutlich erleichtern, da es einerseits auf die Zeiterfassung und andere Daten zurückgreifen und diese direkt verarbeiten kann, andererseits aber auch verschiedene Darstellungsvarianten anbietet.
