Business Process Management
Was ist ein BPM genau?
Wörtlich übersetzt bedeutet BPM Geschäftsprozessmanagement - damit ist bereits beschrieben, worauf BPM Systeme abzielen. Es handelt sich nicht um eine reine Technologie, sondern vielmehr um eine von Menschen genutzte Methode, die die zielorientierte und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse in einer Organisation ermöglicht. Häufig werden jedoch Systeme zur Unterstützung eingesetzt. Damit nicht nur standardisierte Prozesse automatisiert, sondern auch Ad-hoc-Aufgaben gelöst werden können, muss ein zur Umsetzung genutztes BPM-System intuitiv und schnell an die Herausforderung anpassbar sein.
Wichtigste Voraussetzung ist dabei ein besseres Verständnis der verschiedenen End-to-End-Geschäftsprozesse, was nicht zuletzt durch das intelligente Verknüpfen von Informationen, Dokumenten und Prozessen erleichtert wird. Um bereits etablierte Prozesse in einer Art und Weise zu optimieren, dass diese sich einerseits auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden und andererseits auf die jeweiligen Unternehmensziele anpassen lassen, besteht das Business Process Management aus speziellen Schritten.
De facto werden alle Elemente einzelner Prozesse behandelt - von der Entwicklung über die Implementierung bis hin zur Steuerung. Diese Schritte müssen kontinuierlich umgesetzt werden - schließlich ändern sich die Anforderungen an Unternehmen ebenso kontinuierlich. Daraus lässt sich schließen: Eine einmalige Einführung in der Organisation reicht nicht aus, um das Potenzial eines stringenten BPM effektiv auszuschöpfen.
Wie lässt sich ein BPM von anderen Management-Ansätzen abgrenzen?
Auf den ersten Blick lassen sich Überschneidungen mit dem Aufgaben- oder dem Projektmanagement vermuten, allerdings gibt es gravierende Unterschiede: Das Business Process Management ist deutlich breiter aufgestellt.
- Während sich das Aufgabenmanagement mit einzelnen Aufgaben befasst, betrachtet das BPM den kompletten End-to-End-Prozess.
- Auch mit dem Projektmanagement ist es nicht gleichzusetzen, denn es organisiert einen einmaligen Arbeitsumfang - BPM fokussiert sich hingegen auf wiederholbare Prozesse.
- Ebenso wenig lässt sich BPM mit einem Workflow-Management gleichsetzen: Das BPM bezieht die Gesamtheit der Prozesse und deren Zusammenspiel in die Analyse ein - das Workflow-Management zielt hingegen darauf ab, einzelne Prozesse im Detail zu optimieren, um eine präzise Organisation und Koordination zu ermöglichen.
Ziele des Business Process Management
Das Ziel lässt sich klar verorten: Ein BPM soll das Prozessmanagement zur Automatisierung und Überwachung verbessern - und das in vielen Fällen mit einem BPM System. Die Ergebnisse, also Prozessverbesserungen, lassen sich mit Hilfe einer speziellen BPM-Software und mit Automatisierungstechnologien implementieren.
Wie gestaltet sich ein BPM-Zyklus?
Es gibt durchaus unterschiedliche Darstellungen der einzelnen Schritte, die im Rahmen eines BPM-Zyklus zu absolvieren sind. Im Endeffekt lassen sich diese wie folgt zusammenfassen:
1. Analyse
Die Grundlage für ein Business Process Management wird in dieser Phase geschaffen: Zunächst werden die gelebten Prozesse untersucht, um sämtliche Details zu identifizieren und zu sammeln. Dabei geht es nicht nur um Aktivitäten und Entscheidungen, sondern auch um Verantwortlichkeiten, Risiken und Gestaltungsziele. Diese Erkenntnisse werden dokumentiert - in Form von Anweisungen, Beschreibungen oder auch Prozesslandkarten, die den IST-Zustand exakt festhalten. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Verfahren nutzen, um Schwachstellen nicht nur festzustellen, sondern auch in Bezug auf Ursache und Wirkung untersuchen zu können. Daraus lassen sich wichtige Rückschlüsse zur Prozessmodellierung ziehen.
2. Modellierung
Die Prozessmodellierung befasst sich mit der Gestaltung künftiger Prozesse: Diese Phase im BPM-Zyklus dient dazu, einen SOLL-Prozess in Gang zu setzen - entweder radikal und vollkommen neu oder inkrementell, also aufeinander aufbauend.
3. Ausführung & Implementierung
Ausgehend vom konzipierten SOLL-Prozess werden nun organisatorisch und technisch Maßnahmen umgesetzt, um den Schritt von der Konzeption zum ausgeführten Prozess zu absolvieren. Beispielsweise werden Änderungen in der IT-Infrastruktur regelmäßig in Form von Projekten realisiert. Nicht zu unterschätzen: Das Change Management trägt hier die Verantwortung dafür, dass Mitarbeiter entsprechend einbezogen und mitgenommen werden.
4. Monitoring
Ein permanentes Monitoring stellt sicher, dass der Prozess auch wirklich die definierten Ziele erreicht - meist mit Hilfe von zuvor festgelegten Kennzahlen. Sollte dies der Fall sein, kann diese Phase im Prozesslebenszyklus beibehalten werden. Werden jedoch Abweichungen festgestellt, sind weitere Optimierungsmaßnahmen notwendig.
5. Optimierung & Automatisierung
Eröffnet sich Optimierungsbedarf, bieten sich zwei Praktiken an: einerseits die regelmäßige Prozessoptimierung, andererseits einzelne Optimierungsprojekte. Sobald das Ziel erreicht ist, kann der optimierte Prozess automatisiert werden. Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass ein Prozess überholt ist, dann beginnt der BPM-Zyklus von vorn.
Was ist beim Business Process Management zu beachten?
Es liegt auf der Hand, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Voraussetzungen mitbringt und Zielsetzungen verfolgt – entsprechend individuell ist das BPM auf die Anforderungen anzupassen. Nur dann lässt es sich überhaupt konkret im Unternehmen umsetzen. Auch beim BPM gilt: Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Prozesse sollten klar benannt werden, um durch diese Verteilung von Zuständigkeiten effizient zu arbeiten und um Chaos zu vermeiden. Sinnvoll ist der Einsatz einer BPM-Software, die das Management entlastet. Gleichzeitig sollten aber auch konkrete Methoden und Ziele definiert und vorgegeben werden, um eine objektive Bewertung zu ermöglichen.
BPM: Chancen und Grenzen
Ein stringentes Business Process Management sorgt für eine agile Arbeitsumgebung - und die ist angesichts des Veränderungsdrucks schlichtweg unverzichtbar. Gleichzeitig ist es ein intelligentes Kontrollwerkzeug, das einem Unternehmen wichtige Informationen dazu liefert, ob es sich wie geplant in die gewünschte Richtung entwickelt. Ebenso wichtig ist der positive Einfluss auf das Change Management, zumal sich auf diese Weise vorteilhafte Neuerungen schnell integrieren lassen und Unternehmen gut auf sich verändernde Rahmenbedingungen auf dem Markt reagieren können.
Fakt ist jedoch auch, dass
- Investitionen in Personal und Technik notwendig sind
- neue Prozesse implementiert werden müssen
- eine Business Process Management Software eingeführt und eingesetzt werden sollte
- mit zunehmender Digitalisierung und Automatisierung das Risiko von Cyberkriminalität steigt
Ergo: Hier empfehlen sich bevorzugt sichere, professionelle und erprobte Tools und Umsetzungen.
Vorteile des Business Process Management
Hier sind die Vorteile eines BPM kurz und knapp zusammengefasst:
- Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
- konsistent dokumentierte und damit transparente End-to-End-Prozesse
- visualisierte Prozesse in Realtime besseres Verständnis zu unternehmensinternen Abläufen
- sinkende Komplexität in Systemen und Prozessen
- höhere Effizienz im Workflow-Management und bei System-Kombinationen
- datenbasierte Analyse und kontinuierliches Monitoring
- reduzierter Ressourcenverbrauch, niedrigere Fehlerquote
- höhere Qualität
Ist eine Software für ein erfolgreiches BPM notwendig?
Die Automatisierung von Geschäftsabläufen ist essenziell für den digitalen Wandel - und verbessert die Effizienz. Genau an dieser Stelle kommt ein BPM-System ins Spiel, das die Automatisierung sämtlicher Teilschritte ermöglicht. Wird die Software als Cloud-Lösung umgesetzt, können Teams das Prozessmanagement kollaborativ realisieren. Nicht zu unterschätzen ist der technologische Fortschritt, der mit iBPMS Tools der neuen Generation hervorgebracht wurde: Dort sind hochmoderne Funktionen wie
- künstliche Intelligenz,
- Robotic Process Automation (RPA) und
- Process Mining
integriert. Die Prozessanalyse lässt sich beispielsweise mit einem BPM-System deutlich vereinfachen, indem u. a. für die grafische Darstellung verschiedene BPMN-Symbole zur Verfügung stehen, die sich in ein Diagramm einfügen lassen. Darüber hinaus gehört ein Kennzahlenmanagement ebenso zu den gängigen Funktionen wie die Möglichkeiten, Prozesse zu beschreiben, den Workflow von Genehmigungen, Vorgängen und Aufgaben zu steuern und vielfältige Auswertungen durchzuführen.
Fazit: Business Process Management
Ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation
Auf lange Sicht wird wohl kein Unternehmen, das nachhaltig erfolgreich sein und wachsen will, an einem stringenten Business Process Management vorbeikommen: Je mehr Prozessschritte automatisiert sind, desto weniger Ressourcen werden verbraucht. Natürlich ist die Einführung und Umsetzung mit Aufwand und Mühe verbunden, doch der Effekt ist nicht zu unterschätzen. Insbesondere beim Einsatz einer geeigneten Software profitieren Unternehmen und eröffnen sich mit dem Business Process Management die Möglichkeit, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu generieren.
