Grundlagen der digitalen Buchhaltung
Für alle Unternehmen ist eine Buchführung gesetzlich verpflichtet und dient als Grundlage für die Einreichung der Steuer beim Finanzamt. Bei der Buchführung gibt es aber dennoch Unterschiede. Selbstständige und Kleinunternehmen sind lediglich zu einer Gewinnermittlung verpflichtet. Unternehmen mit einem Umsatz über 60 000 € im Jahr sind allerdings zur doppelten Buchführung bzw. zur Bilanzierung verpflichtet. Um die Buchführung gesetzlich konform und lückenlos zu gestalten, unterstützen geeignete Buchführungsprogramme mittelständische Unternehmen dabei. Besonders ambitionierte mittelständische Unternehmen profitieren bei der Buchführung von geeigneten Buchführungsprogrammen.
Mittelständische Unternehmen profitieren von Buchführungsprogrammen
Bei der Buchführung ist es enorm wichtig, rechtssicher zu arbeiten. Besonders klein- und mittelständische Unternehmen sind sich oft unsicher, wie die aktuelle Gesetzeslage ist und worauf besonders geachtet werden muss. Mit einem Buchführungsprogramm müssen sich die Unternehmen in diesem Punkt keine Sorgen mehr machen, denn ein großer Vorteil ist, dass aktuelle Programme rechtssicher arbeiten. Die Vorgaben, die das Finanzamt an die Unternehmen stellt, werden eingehalten und das Buchführungsprogramm weißt zudem auf fehlerhafte Angaben oder fehlende Informationen hin. Zusätzlich umfasst ein Buchführungsprogramm zahlreiche Funktionen, mit denen sich die Buchhaltung des Unternehmens digital erledigen lässt. Das spart sowohl Arbeitszeit, Aufwand und Kosten.
Zeit sparen mit Buchungsvorlagen
In einem Buchführungsprogramm sind unterschiedliche Buchungsvorlagen hinterlegt, zudem lassen sich individuelle Buchungsvorlagen erstellen. Um einen Beleg vollständig zu erfassen sind in den Buchungsvorlagen bereits Sachkonten und andere Informationen hinterlegt. Die Vorlagen erkennen, ob eine Aus- oder Einzahlung in die Kasse vorgenommen werden muss und steuert dies automatisch. Dies erspart Arbeitszeit, da die Belege nicht händisch erstellt und überprüft werden müssen, sondern automatisiert erstellt werden.
Übersicht über offene Posten und Vorschüsse
Wichtig für mittelständische Unternehmen ist eine Übersicht über offene Posten. Das geeignete Buchführungsprogramm erfasst nicht nur Belege, sondern macht auf offene Posten aufmerksam. Falls zudem Vorschüsse geleistet werden, zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung, ist es wichtig dies zu vermerken und zu verrechnen. So erstellt das Buchführungsprogramm automatisch Quittungsbelege und verrechnet zum Beispiel den Gehaltsvorschuss mit Reisekostenerstattungen, deren Belege nachgereicht werden.
Geringerer Aufwand durch Integration von Fremdwährung
Wenn Rechnungen in Fremdwährungen beglichen werden, ist es meist sehr aufwändig, den Auslandszahlverkehr in die eigene Buchführung zu integrieren. Bei einem Buchführungsprogramm sind dagegen beliebig viele Währungen integrierbar. Nach Bedarf werden alle Kurse automatisch von der Landeszentralbank abgerufen und gespeichert. So können alle Ein- und Ausgangsrechnungen problemlos auch in Fremdwährungen gebucht werden. Dies spart sowohl Zeit als auch Aufwand.
Mit geeigneten Buchführungsprogramm zum Unternehmenserfolg
Eine detaillierte und durchgehende Buchführung trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Wichtig dabei ist, dass die Bücher lückenlos und genau geführt werden. So steigen die Chancen am Ende des Jahres, Geld vom Finanzamt zurück zu erhalten. Ein durchaus größerer Vorteil ist allerdings, dass bei einer akkuraten Buchführung immer aktuelle Zahlen vorliegen, aus denen Einsparpotentiale und Prognosen erarbeitet werden können. Besonders hierbei greift ein Buchführungsprogramm unter die Arme. Denn die Zahlen allein reichen nicht aus, wenn sie nicht auch klar und verständlich aufgegliedert sind. Ein Buchführungsprogramm gewährleistet eine umfangreiche Auswertung, Kennzahlen- und Liquiditätsanalysen und Transparenz der Buchführung.
Erfolgreich planen mit Liquiditätsanalysen
Das Buchführungsprogramm erleichtert die Liquiditätsplanung eines ambitionierten mittelständischen Unternehmens. So können Projekte angelegt werden, in dem Erwartungsbuchungen und Verzugszinsen erfasst werden. Falls die Erwartungen eintreffen, können diese in Ist-Belege umgewandelt werden. Zudem lässt sich ein Projekt feingliedrig in Teilprojekte unterteilen. Durch diese Strukturierung ist sowohl eine Übersicht des gesamten Kassenbuches möglich als auch die detaillierte Aufgliederung der Finanzen. So gewährleistet das Buchführungsprogramm eine tagesaktuelle Liquiditätsvorschau, mit dem die Verantwortlichen eines Unternehmens erfolgreich planen können.
Nicht nur Grundfunktionen eines Buchführungsprogramm nutzen
Neben den Überblick über allen Einnahmen und Ausgaben, werden mit dem Buchführungsprogramm Belege und Quittungen digitalisiert und GoBD konform gespeichert. So sind alle Daten zentral verfügbar und die autorisierten Mitarbeiter können darauf zurückgreifen, was den Arbeitsalltag enorm erleichtert und somit Zeit und Geld spart.
Da die Buchführung nur ein Teil des Rechnungswesens und der Buchhaltung eines Unternehmens darstellen, sollte darauf geachtet werden, dass das Programm nicht nur die Buchführung erledigt, sondern auch andere kaufmännische Prozesse unterstützt. Besonders mittelständische Unternehmen, die immer weiterwachsen, sollten darauf achten, dass das Programm an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Oftmals lassen sich Buchführungsprogramme modularisiert erweitern, bis hin zu einer vernetzten Komplettlösung aus einer Hand. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die verschiedenen Programme miteinander zusammenarbeiten und Schnittstellen zu externen Programmen wie ELSTER oder DATEV haben. So können die Daten über die ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
Buchführung als Teil des Rechnungswesens
Da die Buchführung nur einen Teil des Rechnungswesens abbildet, ist es nötig, ein geeignetes Programm zu finden, das erweiterbar ist und verschiedene kaufmännische Funktionen bedient. Dank des modularen Aufbaus ist das mit eGECKO problemlos möglich. Egal, ob als Buchhaltungssoftware oder als ERP System: eGECKO passt sich den Anforderungen des Unternehmens an.
