Die Grundlagen des Geschäftsergebnisses
Personen- und Kapitalgesellschaften sind laut § 242 (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet. Um eine gesetzestreue Bilanz zu erstellen, müssen alle immateriellen oder materiellen Vermögenswerte gespiegelt kontiert werden. Das heißt, dass alle Konten der Buchführung wertgleiche Paare besitzen, die sich dann in den zwei Hälften eines Kontos gegenüberstehen. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist das Erstellen der Bilanz zum Stichtag eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB).
Aufbau einer Bilanz – Aktiva vs. Passiva
Die zwei Seiten des Bilanzkontos bezeichnet man als Aktiva und Passiva. Es bildet sich also ein ausgewogenes Verhältnis. Daher auch der Name Bilanz, der sich vom lateinischen Begriff „bilancia“ ableitet, was so viel bedeutet wie (Balken-)Waage.
Aktiva der Bilanz erstellen
Unter der links angelegten Aktivseite werden beim Erstellen der Bilanz alle Werte verbucht, welche die eingesetzten Vermögenswerte betreffen. Die Posten unterscheiden beispielsweise die feste Betriebsausstattung, also das Anlagevermögen, und veränderliche Wertanlagen, das Umlaufvermögen. Man spricht auch von der Mittelverwendung, denn hier listet sich der Reihe nach
- das Anlagevermögen (Betriebsausstattung, Fuhrpark, Gebäude, immaterielle Vermögensgegenstände, etc.),
- das Umlaufvermögen (Kassen- & Warenbestände, Forderungen, Wertpapiere, etc.),
- die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten,
- aktive latente Steuern (negativer Differenzbetrag zwischen Steuerschuld aus Handels- und Steuerbilanz) und
- der aktive Unterschiedsbetrag aus der Vermögensrechnung.
Wenn die finanziellen Mittel auf der Aktiva-Seite verwendet wurden, müssen sie einer Quelle entspringen. Die auf der rechten Hälfte eines Kontos angelegte Passivseite bezeichnet sich daher als Mittelherkunft. Denn hier finden sich alle Posten des Fremd und Eigenkapitals, mit denen das Unternehmen die Finanzierung der Aktiva-Hälfte stützt. An oberster Stelle werden immer die Bestandteile des Eigenkapitals unterteilt.
Passiva der Bilanz erstellen
Zum Eigenkapital gehört beispielsweise das gezeichnete Kapital, auch Haftungskapital genannt, da Körperschaften nicht mit ihrem privaten Vermögen, sondern mit diesem Grundkapital haften. Auch Kapital- und Gewinnrücklagen und der Jahresüberschuss sind Teil des Eigenkapitals. Die Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern, also das Fremdkapital, folgen in der Bilanz-Erstellung den Rückstellungen und ordnen sich in der Auflistung der Passiva-Seite folgendermaßen ein:
- Eigenkapital (gezeichnetes Kapital, Rücklagen, Gewinn-/Verlustvortrag, Jahresüberschuss)
- Rückstellungen
- Verbindlichkeiten
- Rechnungsabgrenzungsposten
- passive latente Steuern (positiver Differenzbetrag zwischen Steuerschuld aus Handels- und Steuerbilanz)
Zum Verständnis: Die Rechnungsabgrenzungsposten geben eine Aufteilung von Werten an, die zwar in dieser Periode gebucht wurden, aber deren Beträge teilweise für Leistungen der folgenden Periode zuzuordnen sind. Das betrifft beispielsweise Unternehmen, die Ihre Miete für das Betriebsgebäude für das neue Geschäftsjahr im Voraus zahlen.
Unterschiedliche Bilanz-Arten abgrenzen
Um die Anwendung der Bilanz sinnvoll abgrenzen zu können, sollte der Sammelbegriff der Bilanz zuerst aufgegliedert werden. Es gibt sowohl eine Eröffnungsbilanz, die zum Beginn des Geschäftsjahres angelegt wird, als auch eine Schlussbilanz. Darunter teilen sich diese beiden Bilanztypen in Handels- und Steuerbilanz auf.
Vergleich Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz
Unter dem Begriff der Bilanz versteht sich sowohl die sogenannte Schlussbilanz, als auch die Eröffnungsbilanz. Beide Dokumente entstehen aus der Buchführung und besiegeln diese. Die Schlussbilanz – daher der Name – ist ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses. Genau wie die Eröffnungsbilanz zeichnet sie die Vermögens-, Finanz-, und Ertragslage von Unternehmen aus, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
Ansonsten sollten sich diese beiden Bilanzen nicht unterscheiden. Denn die Eröffnungsbilanz übernimmt die Werte der Schlussbilanz des Vorjahres. Daher bilden beide Bilanzen eine Kontrollgrundlage, durch die Fehler in der Buchführung direkt identifiziert werden können. Diese weitergeführte Deckungsgleichheit nennt sich daher auch Bilanzkontinuität oder -identität.
Gegenüberstellung Handelsbilanz und Steuerbilanz
Die Handelsbilanz dient bestimmten Dritten als Schutz, sofern sie in das Unternehmen oder dessen Produkte investieren wollen. Wenn Unternehmen eine Bilanz erstellen, beginnen sie immer mit der Handelsbilanz. Hier werden steuerrelevante Werte jedoch nur fiktiv ausgegliedert. Der Fokus liegt auf der Präsentation von Vermögens- und Schuldensituation des Unternehmens. Kapitalgeber haben daher ein berechtigtes Interesse an der finanziellen Lage des Unternehmens.
Zwischen den beiden Bilanzausschreibungen liegt also der Unterschied darin, an wen sie sich richten. Die Steuerbilanz baut zwar auf der Handelsbilanz auf, wird aber nur für das Finanzamt erstellt. Dadurch können die Beamten die Einkommens-, Gewerbe-, und Körperschaftssteuer berücksichtigen.
Bilanz erstellen über Software
Eine Software zur Erstellung der Bilanz, umgangssprachlich auch Bilanz-Software genannt, hilft Unternehmen bei den Herausforderungen, die häufig bei der formalen Datenvisualisierung entstehen. Eine weitere Hauptfunktion ist die Beschaffung und Verwaltung von Datensätzen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Bilanz-Programm eingesetzt wird. Zum einen handelt es sich um ein einfaches Tabellen-Tool, mit dem die Buchführung die bekannten Werte händisch überträgt. Auf der anderen Seite setzt besonders der Mittelstand auf bewährte Rundumlösungen, die nicht nur die Bilanz-Erstellung, sondern auch weitere Bereiche des Rechnungswesens abdecken.
Vorteil einer Buchhaltungssoftware
Ziel ist die einheitliche, umfassende und möglichst effiziente Verwaltung von Unternehmensdaten. Mit einer solchen Lösung werden Bilanzen automatisch zu Beginn und zum Ende eines Geschäftsjahres unter einer Erinnerung erstellt. Diese Systeme bieten Hinweise und Schnittstellen für den gesetzeskonformen Umgang mit ELSTER, also dem Zugang zur elektronischen Steuerklärung in Deutschland.
Die Bilanz-Software als Teil der Unternehmenssoftware
Der Aufwand der manuellen Bilanz-Berechnung fällt bei einer modernen Bilanz-Software fast komplett weg. Lediglich die buchhalterischen Konten müssen benannt und sinnvoll verknüpft werden.
Wird die Bilanz-Software an eine Unternehmenssoftware gekoppelt, mit der alle Bereiche des ERP (Enterprise-Resource-Planning) und des CRM (Customer-Relationship-Management) unterstützt sind, lässt sich in nur wenigen Klicks die Bilanz erstellen. Denn die Datensätze und Konten stammen dann meist schon aus einer anderen Software-Funktion und werden nicht neu angelegt, sondern direkt übernommen. Darunter fallen beispielsweise Datenstrukturen, die durch die digital erstellte Inventur entstanden sind.
Chancen der Software-Verknüpfung
Diese Funktionen können zum Beispiel alle Prozesse des Rechnungswesen unterstützen und Daten auszeichnen, die dann in einer anderen Funktion für das Controlling oder in der Produktionsplanung eingesetzt werden.
Diese Datensätze werden einmalig angelegt und universal in jedem Dokument verwendet, das sich über die einheitliche Benutzeroberfläche der Unternehmenssoftware ausgibt. Eine Bilanz zu erstellen funktioniert dann beispielsweise, indem die erforderlichen Datenstrukturen ausgewählt und automatisch im Dokument übertragen und berechnet werden.
Moderne Lösungen geben zudem Vorschläge, falls das Bilanz-Programm entdeckt, dass Daten womöglich vergessen wurden. Es ist außerdem möglich, sich den Vermögensstand unkompliziert unterjährig anzugucken. Ein Kennzahlensystem mit Frühwarnfunktion entdeckt beispielsweise Schwachstellen in der Finanzplanung, ohne dass man manuelle Prüfungen anstoßen müsste.
