Auftragsverwaltung

Aus dem Stocken geraten

Wenn das Auftragsvolumen im Unternehmen zunimmt oder das Controlling Chancen erkennt, durch die sich bald ein Ansturm von Anfragen bemerkbar macht, sollten neue Methoden der intelligenten Auftragsverwaltung eingerichtet werden. Um das Chaos durch sich stapelnde Aufträge bzw. Bestellungen zu vermeiden, greifen viele Unternehmen auf eine Software zur Auftragsverwaltung zurück.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und einen gut sortierten Kundenservice sowohl für B2B als auch B2C zu bieten, ist der Einsatz eines solchen Programms zur Auftragsverwaltung unabdingbar. In jedem Fall werden alle zusammenhängenden Prozesse deutlich vereinfacht und veraltete Teilschritte der traditionellen Auftragsverwaltung lassen sich für immer vermeiden.

Wer ist auf ein digitales Auftrags­management angewiesen?

Ab einem bestimmten Auftragsvolumen werden Unternehmen bei der Verwaltung von Aufträgen herausgefordert. Da spielt es keine Rolle, ob es sich bei den angebotenen Produkten um Dienstleistungen, Konsumwaren oder Rohstoffe handelt. Daher sind sowohl Agenturen, Hersteller als auch Händler gleichermaßen für eine solche Softwarelösung zur Auftragsverwaltung prädestiniert.

Bei Unternehmen, die vor allem auf den Vertriebskanal „Online-Shop“ setzen, spricht man in diesem Fall auch von „Order Management“. Oft ist die im Shop-System integrierte Auftragsverwaltung jedoch nicht an die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet und bietet keine Schnittstellen für das Warenwirtschaftssystem oder sonstige Module einer internen ERP- & CRM Software. Ein Programm zur Auftragsverwaltung punktet jedoch genau durch solche Bestandteile und zusätzliche Funktionen.

Funktions­umfang einer Software zur Auftrags­verwaltung

Ein Programm der Auftragsverwaltung könnte folgende Funktionen abdecken, damit ein effizienteres Arbeiten wirklich möglich ist. Darunter fallen unter anderem:

• Übersichten und Zusammenfassungen der Auftrags- und Kundenlage
• Aktuelle Dokumentenliste, in der alle Auftragsdaten abgebildet werden
• Die Stammdatenpflege, Lieferanten- und Kundenerfassung, Anlegen von Leistun-gen und Produkten
• Dokumentenerstellung für Angebote, Rechnungen und Lieferscheine mit Mustervorlage und individuellen Firmen-Layouts
• Integrierte Rechnungsverwaltung & -korrektur, automatische Archivierung, Erstellung von Sammelrechnungen
• Schnittstellen für das Warenwirtschaftssystem, für Programme der Buchhaltung und für das CRM
• Bestandsverwaltung und Inventur, da Produktdaten und -mengen gelistet werden können
• Meldungen zu aktuellen Terminen und Fristen, automatisches Verfassen von Mahnungen

Vorteile einer Software zur Auftrags­verwaltung

Um die entsprechenden Funktionen sinnvoll einzusetzen, ist eine leichte Bedienbarkeit über selbsterklärende oder maßgeschneiderte Übersichtsseiten nur eine der bedeutenden Vorteile eines solchen Programms.

Koordination und Übersichtlichkeit

Die Organisation der Aufträge findet hauptsächlich auf einer Plattform statt. Auf einer Übersichtsseite werden Status-Aktualisierungen der Aufträge angezeigt, die vorher über einen mit der Software verknüpften Kanal vom Kunden eingereicht wurden. Je nachdem wie breit das Unternehmen mit seinen Vertriebskanälen aufgestellt ist, lässt sich eine solche Software bis zu einem gewissen Grad auch für eine Omni-Channel-Auftragsverwaltung einsetzen. Es werden also alle Aufträge und Bestellungen aus allen Kanälen zentral gesammelt und verwaltet.

Optimale Bearbeitungszeiten

Anfragen stapeln sich nun nicht auf dem Sockel der Handlungsunfähigkeit überforderter Mitarbeiter. Mustervorlagen mit individuellen Firmen-Layouts sorgen für eine leichte Dokumentenerstellung. Alle zugehörigen Abteilungen könnten auch selbst am Verwaltungsprozess teilnehmen, indem sie ihre Produkte eigenmächtig Pflegen und dadurch die gesamte Auftragsverwaltung entlasten. Eine Wiedervorlage von Angeboten ist ohne Mehraufwand möglich. Das lohnt sich, wenn Kunden sich aus Bindungsangst für eine ständige Erneuerung kurzfristiger Verträge entscheiden.

Nähe zum Kunden

Der Bearbeiter meldet dem Kunden direkt die gewünschte Auskunft zu seinem Auftrag oder seiner Bestellung. Es müssen demnach keinen weiteren Instanzen involviert sein. Niemand muss extra angerufen werden, um den aktuellen Stand des Auftrags durchzugeben, weil dem Support keine Unterlagen vorliegen. Das spart nicht nur Zeit und lästiges Vertrösten beim Kundenservice, sondern verhindert auch intern Missverständnisse, da jeder Verantwortliche sich durch die Übersichten schnell selbst briefen kann.

Anpassbare Abrechnungsmodelle

Lassen sich die Kosten nicht auf einfache Produkteinheiten berechnen, sondern zum Beispiel über einen Stundensatz, könnten die Daten der digitalen Personalzeiterfassung oder durch die Projektverwaltung eine Berechnungsgrundlage bilden. Über eine Schnittstelle für die Fakturierung lassen sich auch die Zahlungsmodalitäten für Aufträge und Bestellungen anbinden. Das Bankkonto wird also direkt mit der Auftragsverwaltung verbunden und sorgt intern für eine effiziente Abwicklung.

Integration einer Auftrags­verwaltungs­software

Ein Programm zur Verwaltung von Aufträgen & Bestellungen lässt sich je nach Erfordernissen und Voraussetzungen innerhalb des Unternehmens unterschiedlich einbinden. Dafür gibt es verschiedene Integrationsstrategien. Besteht bereits ein gut ausgebildeter und vernetzter Softwarepark mit vielen Schnittstellen, könnte sich die Auftragsverwaltung recht einfach anbinden lassen.

• Auf lange Sicht sind Komplettlösungen gegenüber der Einzelsoftware jedoch günstiger. Einzellösungen bergen die Gefahr, nach einem Update nicht mehr kompatibel miteinander zu sein. Besonders wenn Schnittstellen verschiedener Anbieter eingesetzt werden.
• Die Installation dieses vollumfänglichen Programms für das Rechnungswesen oder das CRM erfolgt dann durch einen Anbieter, der für eine beständige Kompatibilität der Funktionen garantiert. 
• Dadurch müssen Daten nicht redundant angelegt werden, sondern können beispielsweise zwischen dem Modul für die Auftragsverwaltung zum Modul der Buchhaltung weitergegeben werden.
• Mit einer webbasierten Software lässt sich eine Online-Auftragsverwaltung erreichen. Die Daten können dann auch über eine mobile App von überall aus eingesehen und bearbeitet werden. Das ist für reisende Mitarbeiter, die z.B. schnell Angebote anfertigen müssen, besonders praktisch.