Definition
Was ist ein Arbeitszeitkonto genau?
Das Arbeitszeitkonto (AzK) dient dem Arbeitgeber einerseits zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, andererseits als Grundlage für flexible Arbeitszeitmodelle: Sobald Beschäftigte nicht täglich die vereinbarten Arbeitsstunden absolvieren, sondern mal mehr und mal weniger leisten, müssen diese erfasst werden. Nur so funktioniert der spätere Ausgleich der Fehl- oder auch Überstunden. Sollte ein Stundenkonto ins Minus rutschen, wissen alle Beteiligten ganz genau, wie viele Stunden der Betroffene zum Ausgleich an zusätzlicher Arbeit absolvieren muss.
Zu den gesetzlichen Vorschriften: Bis zum Mai 2019 waren Unternehmen laut Arbeitszeitgesetz nur dazu verpflichtet, die Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie geleistete Überstunden zu erfassen. Das ist jedoch kaum möglich, wenn die Arbeitszeit nicht grundsätzlich dokumentiert wird. Nicht zuletzt deswegen urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Jahr 2019 erstmals zum Thema Arbeitszeiterfassung und Schutz der Arbeitnehmer. Bis zur Bestätigung des Bundesarbeitsgerichtes (BAG), dass sämtliche Unternehmen die Pflicht, ein Arbeitszeitkonto zu führen, zu erfüllen haben, vergingen fast drei Jahre. Im Dezember 2022 lag dann die Konkretisierung der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung vor, die im Wesentlichen folgende Punkte beinhaltet:
- Die Arbeitgeber sind verpflichtet, folgende Punkte aufzuzeichnen: Beginn, Dauer und Ende der Arbeit, Pausenzeiten sowie Überstunden.
- Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Verpflichtung an die Beschäftigten weiterzugeben, sofern die korrekte Arbeitszeiterfassung sichergestellt wird.
- Die Aufzeichnung kann sowohl analog als auch digital erfolgen, sofern das System definierte Kriterien erfüllt.
- Die Arbeitszeiterfassung betrifft dem Grundsatz nach alle Beschäftigten, allerdings entfällt bei Führungskräften in der Regel der Ausgleichsanspruch für geleistete Überstunden.
Das Thema Arbeitszeitkonto ist durchaus komplex, da hier nicht nur das Arbeitszeitgesetz, sondern auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden muss.
Das Arbeitszeitkonto
Diese Arten gibt es
In folgenden Formen kann ein Stundenkonto verwendet werden:
- Kurzzeitkonten Kurzzeitkonten sind die gängige Art, in der ein Arbeitszeitkonto verwendet wird - mit folgenden Spezifikationen:
- Gleitzeitkonto Unternehmen definieren eine Kernarbeitszeit mit Anwesenheitspflicht für die Arbeitnehmer, die die restliche Arbeitszeit jedoch individuell gestalten können. Zur Abrechnung werden die Daten genau erfasst.
- Überstundenkonto Die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden auf einem solchen Arbeitskonto erlaubt die exakte Abrechnung der Überstunden, die dann entweder als Freizeit oder finanziell ausgeglichen werden können.
- Jahresarbeitszeitkonten Eine weitere Möglichkeit, mit einem Zeitkonto die Arbeit exakt abzurechnen, kommt zum Einsatz, wenn lediglich die Wochenarbeitsstunden festgelegt, diese aber von den Beschäftigten nach eigenem Ermessen absolviert werden können. Mit einem Jahresarbeitszeitkonto ist die Abrechnung dann ebenso möglich wie in Unternehmen mit schwankender Auftragslage und Produktionsauslastung. In jedem Fall sollte klar vereinbart werden, innerhalb welchen Zeitraums die Beschäftigten die aufgelaufenen Fehl- oder Überstunden ausgleichen müssen.
- Langzeitkonten oder auch Lebensarbeitszeitkonto Auf einem solchen Arbeitskonto können Beschäftigte zusätzliche Arbeitsstunden für einen bestimmten Zweck ansammeln. Dabei kann es sich um eine längere berufliche Auszeit handeln, aber auch um die Elternzeit oder einen früheren Ausstieg aus dem aktiven Berufsleben. Die Details für eine solche Regelung werden vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart.
- Wertguthabenkonto bzw. Zeitwertkonto Dieses Zeitkonto für Arbeit sieht vor, dass für angesammelte zusätzliche Arbeitsstunden ein finanzieller Ausgleich gutgeschrieben wird. Der so angesparte Betrag kann dann für vereinbarte Leistungen abgerufen werden, wie zum Beispiel zum Aufstocken der gesetzlichen Rente.
Arbeitszeitkonto
Welche Vor- und Nachteile gibt es?
- Ein Arbeitszeitkonto ermöglicht es den Beschäftigten, sich ihre Arbeitszeit individuell zu gestalten.
- Auch der Arbeitgeber profitiert von der größeren Flexibilität, mit denen er saisonale oder anders bedingte Schwankungen der Auftragslage leichter ausgleichen kann. So können Entlassungen ebenso vermieden werden wir Neueinstellungen, wenn Beschäftigte ein Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto aufbauen und das später wieder ausgleichen können.
- Damit trägt ein Arbeitszeitkonto durchaus zur Zufriedenheit der Beschäftigten bei und steigert die Motivation, da sie eine bessere Kontrolle über die Belastungen haben und dieser gezielt entgegenwirken können.
- Beruf und Familie lassen sich mit einem Arbeitszeitkonto leichter vereinbaren, wenn Beschäftigte ihre Arbeitszeit an ihre privaten Pflichten anpassen, aber auch Pflegeleistungen oder die Elternzeit individuell gestalten können.
Nachteile:
- höherer Verwaltungsaufwand - entweder beim Arbeitgeber oder beim Arbeitnehmer
- Vorteile lediglich auf Arbeitgeberseite, wenn Unternehmen Beschäftigte Überstunden ohne adäquaten Ausgleich leisten lassen
- Nachteile für Beschäftigte, wenn Arbeitgeber diese zwingen, Überstunden anzusammeln oder entsprechende Guthaben aufzubrauchen oder auszahlen zu lassen - das reduziert Renten und/oder Abfindungen
- arbeitsrechtliche Konsequenzen, da ein Arbeitszeitkonto unter Einhaltung verschiedener Vorgaben und Regeln zu führen sind
Wichtig
Arbeitszeitkonto korrekt führen
Es gibt verschiedene Wege, die Unternehmen nutzen können, um die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter korrekt zu erfassen - konkrete Vorschriften gibt es zu diesem Punkt nicht:
- Niederschrift: Die Beschäftigten notieren handschriftlich Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Pausenzeiten. Vor allem in der Baubranche oder in der Projektarbeit halten sich die traditionellen Stundenzettel nach wie vor hartnäckig.
- Excel-Anwendung: Insbesondere kleine Firmen nutzen Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung. Allerdings sind diese anfällig für Manipulationsversuche - und zwar von beiden Seiten - sowie Eingabefehler, außerdem lassen sich die Eintragungen nur schwer kontrollieren.
- Stempeluhr: Sie werden noch genutzt, sind aber kaum zukunftsfähig - längst gibt es sinnvolle digitale Alternativen.
- Stationäres System zur Zeiterfassung: Ein solches System erlaubt es den Beschäftigten, sich an einem Terminal im Unternehmen an- und abzumelden - per Fingerabdruck, Chip, Karte oder auch Smartphone-App.
- Digital am Smartphone oder Desktop: Das Arbeitszeitkonto lässt sich in diesem Fall per App oder Mausklick füllen - inklusive An- und Abmelden und Erfassung der Pausenzeiten. Damit erweist sich diese Möglichkeit als optimales Instrument, sobald Telearbeit oder Homeoffice realisiert werden.
Wichtig: Unternehmen müssen - unabhängig vom gewählten Umsetzungsweg - sicherstellen, dass die Arbeitszeiten tatsächlich und vor allem exakt erfasst werden.
Arbeitszeitkonto
Vorsicht bei Kündigung
Wird ein Arbeitsverhältnis gekündigt, spielt natürlich auch das Arbeitszeitkonto, das eventuell ein Guthaben oder ein Minus aufweist, eine wichtige Rolle. Die Handhabung sollte im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung detailliert geregelt sein, um Konflikte von vornherein zu vermeiden.
Arbeitszeitguthaben Grundsätzlich haben Beschäftigte einen Anspruch darauf, im Laufe der Zeit angesammelte Arbeitszeitguthaben finanziell oder mit Freizeit vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgeglichen zu bekommen. Sofern dies vereinbart ist und nicht betrieblichen Interessen entgegensteht, sollte dies auch umgesetzt werden.
Minus auf dem Arbeitszeitkonto Weist das Arbeitszeitkonto hingegen ein Minus auf, wenn der Arbeitsvertrag ausläuft, gelten die Minusstunden de facto als Gehaltsvorschuss. Und der kann vom Unternehmen verrechnet werden, sofern die Minusstunden vom Beschäftigten zu verantworten sind.
Fazit: Das Arbeitszeitkonto
Das Arbeitszeitkonto als Instrument der Arbeitszeiterfassung
Die Gesetze sind hier ganz klar: Unternehmen respektive die Arbeitnehmer sind dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit exakt zu erfassen und ein Arbeitszeitkonto zu führen. Dieses kann unterschiedlich gestaltet werden, wobei komplexe Regelungen und Vorgaben des Arbeitsrechts und des Datenschutzes einzuhalten sind. Darüber hinaus sollte ein Arbeitszeitkonto fair gestaltet und transparent sein, sodass sich alle Beteiligten auf eine rechtskonforme Abwicklung einigen können. So lassen sich Probleme und Konflikte von vornherein vermeiden. Sinnvoll ist es, für die Arbeitszeiterfassung und -verwaltung spezielle digitale Tools einzusetzen, die nicht nur den Aufwand reduzieren, sondern auch das Fehlerrisiko. Insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Homeoffice oder Telearbeit ist eine solche Lösung ohnehin unumgänglich.
