Ein Anforderungsprofil für Personal bezieht sich auf eine bestimmte Stelle: Es enthält nämlich alle zur optimalen Ausfüllung der Anforderungen dieser Position notwendigen Qualifikationen, Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen, die ein Talent vorweisen sollte. Dazu können aber auch individuelle Merkmale oder persönliche Eigenschaften, technisches Knowhow, Soft Skills und andere Kriterien gehören. Je mehr Details ein solches Anforderungsprofil für Personal enthält, desto effektiver wird der gesamte Rekrutierungsprozess - und das nicht nur bei der Suche und Auswahl geeigneter Bewerber, sondern auch bei jedem weiteren Schritt.
Damit wird das Anforderungsprofil zum ausgesprochen wichtigen Instrument im Personalbereich, denn es definiert die Anforderungen an Bewerber klar und
Um diese wichtige Aufgabe erfüllen zu können, sollte ein Anforderungsprofil für Personal gut strukturiert sein und alle relevanten Themen ausführen. Folgende Bestandteile haben sich in der Praxis durchgesetzt:
Damit sind die Anforderungen gemeint, die ein Bewerber auf die Stelle formal erfüllen sollte, wie zum Beispiel
Diese werden vorausgesetzt, um überhaupt die Stelle annehmen zu können, wie beispielsweise
Neben Fachwissen kann es natürlich auch eine Rolle spielen, welche methodischen Fähigkeiten ein Talent zur Ausübung der relevanten Tätigkeit mitbringen sollte, wie zum Beispiel
Auf diese auch als soziale und/oder Führungskompetenzen bezeichneten Fähigkeiten wird zunehmend Wert gelegt. Während sich fachliches Wissen ohne Weiteres aneignen lässt, stellt sich die Situation bei diesen Skills anders dar. Die wichtigsten Soft Skills sind demnach die Fähigkeiten
Weitere wichtige Aspekte, die ein Anforderungsprofil abdecken sollte, sind eher persönlicher Natur, wie zum Beispiel
Die Grenze zwischen den persönlichen Eigenschaften und den Soft Skills ist fließend, diese beiden Kategorien könnten im Anforderungsprofil für Personal also auch unter einem Punkt abgehandelt werden.
In Deutschland gibt es - im Gegensatz zu anderen Ländern - keine speziellen Regelungen, die bei der Erstellung und der Pflege eines Anforderungsprofils zu beachten sind. Allerdings sind Unternehmen natürlich dazu verpflichtet, geltendes Recht zu beachten. In erster Linie bezieht sich diese Verpflichtung auf das Diskriminierungsverbot, die für die Stelle spezifischen Anforderungen sollten fair und korrekt beschrieben sein.
Um eine bestimmte Stelle im Unternehmen bestmöglich besetzen zu können, müssen die Bewerberprofile, -unterlagen und -gespräche analysiert werden - und zwar nach verschiedenen Kriterien. Das Anforderungsprofil erweist sich hier als sinnvolles Hilfsmittel, um einerseits die Auswahl geeigneter Bewerber zu gewährleisten, andererseits aber auch Effizienz und Effektivität des gesamten Recruiting-Prozesses zu verbessern. Die wichtigsten Vorteile sind:
Bis ein Anforderungsprofil für Personal - und damit die Grundlage für ein Stellenprofil - komplett ist, sind einige wichtige Schritte zu beachten. Wichtig dabei ist, dass in diesem Prozess nicht eine reine Wunschliste entsteht. Die Kriterien sollten also realistisch zusammengestellt werden. Das erfolgt am besten durch wie folgt dargestellten Prozess:
Zunächst sind alle aktuell an dieser Stelle ausgeübten Tätigkeiten aufzulisten. Sinnvoll ist es, den bisherig hier Tätigen ebenso mit einzubeziehen wie den Vorgesetzten, die wiederum einen Einblick in die notwendigen methodischen Kompetenzen geben können. Folgende Punkte sollten dabei abgearbeitet werden:
Sollte es sich um eine neue Stelle handeln, fehlen naturgemäß die Erfahrungswerte. Hier hilft es, sich ein fiktives Talent vorzustellen und auf der Grundlage der Aufgabenbeschreibung die Fähigkeiten zusammenzustellen, die bei der Erfüllung dienlich sein könnten. Im Laufe der Zeit kann das Anforderungsprofil dann geschärft werden.
Nun müssen die vielfältigen Anforderungen gewichtet werden - und zwar in drei Kategorien:
Auf dieser Grundlage lässt sich nun eine Jobbeschreibung erstellen, die zur Bewertung der relevanten Bewerbungen eingesetzt werden kann. Doch das Anforderungsprofil ist keine statische Angelegenheit, es muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Damit Anforderungsprofile jederzeit relevant sind, müssen sie gepflegt und bei Bedarf natürlich aktualisiert werden - regelmäßig und wegen bestimmter Veränderungen. Dabei kann es sich um äußere Faktoren, wie zum Beispiel neue Arbeitsumgebungen, Technologien und Geschäftsprozesse oder geänderte Bedingungen am Arbeitsmarkt handeln. Andererseits sollten Überarbeitungen vorgenommen werden, sollte sich das Anforderungsprofil im Recruiting nicht als erfolgreich erweisen oder Schwächen aufweisen, auf die Mitarbeiter oder Bewerber aufmerksam machen. Je aktueller die Profile gehalten werden, desto mehr können sie auch für die Personalentwicklung leisten, weil sich sinnvolle Schulungen und Weiterbildungen ableiten und initiieren lassen.
Ein Anforderungsprofil zu erstellen und gekonnt einzusetzen, ist durchaus komplexe Angelegenheit: Die Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die zur Erfüllung der Anforderungen einer Stelle notwendig sind, im Detail zu erfassen, macht eine Menge Arbeit. Doch der Aufwand lohnt sich, denn Unternehmen grenzen den Bewerberkreis damit sinnvoll ein. Darüber hinaus können sie auf digitale Software-Lösungen zurückgreifen, die sowohl die Erstellung und Verwaltung als auch den Abgleich mit den in Bewerbungsunterlagen aufgeführten Kriterien vereinfachen und automatisieren. So lässt sich der Bewerbungsprozess optimieren - und das gesamte Recruiting.