Anforderungsprofil

Ein Anforderungsprofil für Personal bezieht sich auf eine bestimmte Stelle: Es enthält nämlich alle zur optimalen Aus­füllung der Anforder­ungen dieser Position not­wendigen Qualifikationen, Fähig­keiten, Kenntnisse und Erfahrungen, die ein Talent vor­weisen sollte. Dazu können aber auch individuelle Merkmale oder persönliche Eigen­schaften, technisches Knowhow, Soft Skills und andere Kriterien ge­hören. Je mehr Details ein solches Anforderungs­profil für Personal enthält, desto effektiver wird der gesamte Rekrutier­ungs­prozess - und das nicht nur bei der Suche und Aus­wahl ge­eigneter Bewerber, sondern auch bei jedem weiteren Schritt.

Damit wird das Anforderungs­profil zum ausge­sprochen wichtigen Instrument im Personal­bereich, denn es definiert die An­forderungen an Bewerber klar und

• ermöglicht die gezielte Suche nach Kandidaten,
• erleichtert die Identifizierung eines ge­eigneten Kandidaten und
• dessen zielführende und erfolgreiche Ansprache.

­Das Anforderungsprofil und seine Bestandteile

Um diese wichtige Aufgabe erfüllen zu können, sollte ein Anforder­ungs­profil für Personal gut strukturiert sein und alle relevanten Themen aus­führen. Folgende Bestand­teile haben sich in der Praxis durchgesetzt:

Formale Anforderungen

Damit sind die Anforderungen gemeint, die ein Bewerber auf die Stelle formal erfüllen sollte, wie zum Beispiel

• die abgeschlossene Ausbildung,
• das absolvierte Studium,
• die notwendigen beruflichen Erfahrungen oder
• anderweitige Qualifikationen.

Fachliche Kompetenzen

Diese werden vorausgesetzt, um überhaupt die Stelle annehmen zu können, wie beispielsweise

• spezifische Fachkenntnisse,
• Sprachkenntnisse,
• IT-Kompetenzen oder
• versierte Handhabung bestimmter Computerprogramme.

Methodenkompetenzen

Neben Fachwissen kann es natürlich auch eine Rolle spielen, welche methodischen Fähig­keiten ein Talent zur Aus­übung der relevanten Tätig­keit mit­bringen sollte, wie zum Beispiel

• analytisches und strategisches Denken,
• rhetorische Fähigkeiten,
• Fähigkeit zum Prioritäten setzen oder
• zum Halten von prägnanten Präsentationen.
  
  

Soft Skills

Auf diese auch als soziale und/oder Führungs­kompetenzen bezeichneten Fähig­keiten wird zu­nehmend Wert gelegt. Während sich fach­liches Wissen ohne Weiteres aneignen lässt, stellt sich die Situation bei diesen Skills anders dar. Die wichtigsten Soft Skills sind demnach die Fähigkeiten

• geschickte Verhandlungen zu führen,
• nonverbal, verbal und visuell zu kommunizieren,
• Körpersprache sicher lesen zu können,
• zuhören zu können,
• Probleme kreativ lösen zu können,
• kritisch denken zu können,
• erfolgs- und zielorientiert zu arbeiten,
• sich flexibel an veränderliche Um­gebungen anzupassen,
• Menschen zu begeistern,
• Konflikte zu managen
• Feedbacks und/oder Ratschläge zu geben sowie
• Ehrlichkeit, Selbstbewusstsein, Geduld, Humor, Respekt und Empathie.
  
  

Persönliche Eigenschaften

Weitere wichtige Aspekte, die ein Anforderungs­profil abdecken sollte, sind eher persönlicher Natur, wie zum Beispiel

• die individuelle Wachstums- und Lernbereitschaft,
• die Motivation,
• die Eigenständigkeit und Flexibilität im beruflichen Alltag.

Die Grenze zwischen den persönlichen Eigen­schaften und den Soft Skills ist fließend, diese beiden Kategorien könnten im Anforder­ungs­profil für Personal also auch unter einem Punkt abgehandelt werden.

In Deutschland gibt es - im Gegensatz zu anderen Ländern - keine speziellen Regel­ungen, die bei der Erstellung und der Pflege eines Anforderungs­profils zu beachten sind. Allerdings sind Unter­nehmen natürlich dazu ver­pflichtet, geltendes Recht zu beachten. In erster Linie bezieht sich diese Ver­pflichtung auf das Diskriminierungs­verbot, die für die Stelle spezifischen Anforder­ungen sollten fair und korrekt beschrieben sein.

Warum ist ein gutes Anforderungsprofil wichtig?

Um eine bestimmte Stelle im Unternehmen best­möglich besetzen zu können, müssen die Bewerber­profile, -unterlagen und -gespräche analysiert werden - und zwar nach verschiedenen Kriterien. Das Anforderungs­profil erweist sich hier als sinnvolles Hilfs­mittel, um einerseits die Aus­wahl ge­eigneter Bewerber zu gewähr­leisten, andererseits aber auch Effizienz und Effektivität des gesamten Recruiting-Prozesses zu ver­bessern. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Klarheit ermöglicht Konzentration auf wesentliche Qualifikationen
  Ein Anforderungsprofil schafft Klarheit über die jeweilige Stelle notwendigen Qualifikationen, Kenntnissen, Fähig­keiten und beruflichen Erfahr­ungen. Diese Kriterien lassen sich mit den Bewerbungs­unter­lagen abgleichen, sodass bereits in Bezug auf die Qualifikationen eine Voraus­wahl getroffen werden kann. Damit spart das Unter­nehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld - vorhandene Ressourcen lassen sich effektiv und effizient in das Recruiting, aber auch in das On­boarding investieren.
• Erfolgreiche Bewerberauswahl verbessert Mitarbeiterbindung
  Passen die eingestellten Mit­arbeiter zu den Anforder­ungen der jeweiligen Stellen und können diese erfüllen, werden sie erfolg­reich sein. Das wieder­um motiviert und animiert dazu, sich im Unter­nehmen zu engagieren. Ein Anforderungs­profil trägt demzu­folge zu einer festen Mitarbeiterbindung bei.
• Detailliertes Anforderungsprofil erleichtert die Erfolgsmessung
  Auf der Grundlage der für eine Stelle definierten Kriterien können Unter­nehmen die Leistungen des neu Beschäftigten realistisch ein­schätzen und so fundiertes Feedback geben.

Ein Anforderungsprofil richtig erstellen

Bis ein Anforderungsprofil für Personal - und damit die Grund­lage für ein Stellen­profil - komplett ist, sind einige wichtige Schritte zu beachten. Wichtig dabei ist, dass in diesem Prozess nicht eine reine Wunsch­liste entsteht. Die Kriterien sollten also realistisch zusammen­gestellt werden. Das erfolgt am besten durch wie folgt dargestellten Prozess:

1. Analyse des IST-Zustandes

Zunächst sind alle aktuell an dieser Stelle ausgeübten Tätig­keiten aufzulisten. Sinn­voll ist es, den bisherig hier Tätigen ebenso mit einzu­beziehen wie den Vor­gesetzten, die wiederum einen Einblick in die not­wendigen methodischen Kompetenzen geben können. Folgende Punkte sollten dabei abgearbeitet werden:

• Routinetätigkeiten - welche fallen auf dieser Stelle an?
• Besondere Aufgaben - gibt es die?
• Formale Kriterien - Abschlüsse, Zeugnisse, Kenntnisse
• Fachliche Kenntnisse, Qualifikationen und Fortbildungen
• Anhaltspunkte liefert der aktuell hier Tätige
• Relevante Arbeitsmethoden - welche Fähig­keiten werden hier benötigt?
• Soft Skills - welche sind vor­handen und welche notwendig?

Sollte es sich um eine neue Stelle handeln, fehlen natur­gemäß die Erfahrungs­werte. Hier hilft es, sich ein fiktives Talent vorzu­stellen und auf der Grundlage der Aufgaben­beschreibung die Fähig­keiten zusammen­zustellen, die bei der Erfüllung dienlich sein könnten. Im Laufe der Zeit kann das Anforderungs­profil dann geschärft werden.

­­2. Anforderungen nach Wichtigkeit bewerten

Nun müssen die vielfältigen Anforderungen gewichtet werden - und zwar in drei Kategorien:

• Muss-Kriterien, die unbedingt erfüllt sein sollten
• Soll-Kriterien, deren Erfüllung gut, aber nicht zwingend notwendig wäre
• Kann-Kriterien, deren Erfüllung sich in jedem Fall positiv auf die Bewerbung auswirken

Auf dieser Grund­lage lässt sich nun eine Jobbe­schreibung erstellen, die zur Bewertung der relevanten Bewerb­ungen einge­setzt werden kann. Doch das Anforderungs­profil ist keine statische Angelegen­heit, es muss regel­mäßig über­prüft und aktualisiert werden.

Anforderungsprofil pflegen und aktualisieren

Damit Anforderungsprofile jederzeit relevant sind, müssen sie gepflegt und bei Be­darf natürlich aktualisiert werden - regelmäßig und wegen bestimmter Ver­änderungen. Dabei kann es sich um äußere Faktoren, wie zum Beispiel neue Arbeits­um­gebungen, Technologien und Geschäfts­prozesse oder geänderte Bedingungen am Arbeits­markt handeln. Anderer­seits sollten Überar­beitungen vor­genommen werden, sollte sich das Anforderungs­profil im Recruiting nicht als erfolg­reich erweisen oder Schwächen auf­weisen, auf die Mitarbeiter oder Bewerber auf­merksam machen. Je aktueller die Profile gehalten werden, desto mehr können sie auch für die Personal­entwicklung leisten, weil sich sinnvolle Schulungen und Weiter­bildungen ableiten und initiieren lassen.

Ein Anforderungsprofil zu erstellen und gekonnt einzusetzen, ist durchaus komplexe Angelegen­heit: Die Qualifikationen, Fähig­keiten und Fertig­keiten, die zur Erfüllung der Anforder­ungen einer Stelle not­wendig sind, im Detail zu erfassen, macht eine Menge Arbeit. Doch der Auf­wand lohnt sich, denn Unter­nehmen grenzen den Bewerber­kreis damit sinn­voll ein. Darüber hinaus können sie auf digitale Soft­ware-Lösungen zurück­greifen, die sowohl die Erstellung und Ver­waltung als auch den Ab­gleich mit den in Bewerbungs­unter­lagen aufge­führten Kriterien vereinfachen und auto­matisieren. So lässt sich der Bewerbungs­prozess optimieren - und das gesamte Recruiting.