GuV erstellen

Ein wesentlicher Teil des Jahresabschluss

Die Abkürzung GuV steht für die Gewinn- und Verlust­rechnung. Diese dient dazu, um Gewinn oder Verlust eines Jahres exakt zu ermit­teln und so die für viele Unter­nehmen ver­pflich­tende dop­pelte Buch­führung zu realisieren. Gemeinsam mit der Bilanz bildet die Gewinn- und Verlust­rechnung demnach einen Pflicht­bestand­teil eines Jahres­ab­schlus­ses. Ent­sprechend streng sind die Vor­schrif­ten, wenn Unter­nehmen eine GuV erstellen: Hier gelten die Regeln des Handels­gesetz­buches (HGB). Im Wesent­lichen geht es dabei um die explizite Gegen­über­stel­lung von Auf­wen­dungen einer­seits und Erträgen anderer­seits.

Wer ist dazu verpflichtet, eine GuV zu erstellen?

Den Rahmen gibt das im Handels­gesetz­buch veran­kerte Handels­recht vor. Hier ist im § 242 III fest­gelegt, wer grund­sätzlich zur Buch­führung und Auf­stel­lung von Ab­schlüssen ver­pflich­tet ist. Dazu zählen bei­spiels­weise alle Kauf­leute, Land- und Forst­wirte sowie die meisten ge­werb­lichen Unter­nehmen, die der Pflicht zur dop­pelten Buch­führung unter­liegen und damit auch eine GuV er­stel­len müs­sen, da diese wesent­licher Teil des Jahres­ab­schlus­ses ist. Darüber hinaus greift für viele Unter­nehmen die Pub­lizi­täts­pflicht, GuV und Jahres­ab­schlüsse sind also zu ver­öffent­lichen. Umso wichtiger ist es, eine fehler­freie GuV zu er­stel­len.

Wichtig: Unter­liegen Ge­werbe­trei­bende nicht der Pflicht zur dop­pelten Buch­führung und er­stell­en auch keine, können diese die etwas ein­facher auf­ge­baute Ein­nahmen-Über­schuss-Rechnung (EÜR) zur Er­mitt­lung von Gewinn oder Verlust nutzen.

Wie ist eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut?

Grund­sätzlich wird ein gängiges T-Konto ver­wendet - in zwei Spal­ten werden je­weils Soll und Haben erfasst. Während Kleinst­kapital­gesell­schaften eine ver­ein­fachte Vari­ante nutzen können, exis­tieren für alle Kauf­leute oder anderen Gesell­schafts­formen keine recht­lich verbind­lichen Vor­schrif­ten. Bei Kapi­tal­gesell­schaften stellt sich die Situ­ation jedoch anders dar, hier schreibt das Gesetz (§ 275 Abs. 1 HGB) die Glie­derung der Gewinn- und Verlust­rechnung in Staffel­form vor. Sie können jedoch wählen, ob Sie das Gesamt­kosten- oder das Umsatz­kosten­ver­fahren nutzen wollen:

Gesamtkostenverfahren

Maßgeblich für dieses Ver­fahren ist der § 275 Abs. 2 HGB. Demnach sieht das Ge­samt­kosten­ver­fahren fol­gende Punkte vor:

• sämtliche in­ner­halb der Ab­rechnungs­periode für die betrieb­liche Lei­stungs­erstel­lung an­gefal­lenen Kosten sind zu berück­sichtigen und den jewei­ligen Erlösen gegen­über­zu­stellen
• die Auf­wendungen nach Pro­duktions­fak­toren, wie zum Bei­spiel Per­sonal­kosten, Material­kosten usw., sind zu dif­feren­zieren und als Kosten­arten geglie­dert auf­zuführen

Umsatzkostenverfahren

Das Umsatz­kosten­ver­fahren wir in § 275 Abs. 3 HGB geregelt. Hier sind also – abweichend vom Ge­samt­kosten­ver­fahren – nur die für die tatsäch­lich ver­kauf­ten Dienst­leistungen oder Pro­dukte an­gefal­lenen Kosten zu berück­sich­tigen. Ebenso sind die Auf­wen­dungen dem jewei­ligen Ort ihrer Ent­stehung zuzu­ordnen, indem die jeweiligen Unter­nehmens­bereiche als Kosten­stellen aus­gewiesen werden.

Damit fallen beim Um­satz­kosten­verfahren nur die Anschaf­fungs- oder Pro­duktions­kosten ins Gewicht, die für die ver­kauften Dienst­leistungen oder Pro­dukte auf­gewendet wurden – Auf­wand und Um­satz lassen sich also 1:1 gegen­über­stellen. Die weitere Dif­feren­zierung nach Kosten­stellen ver­schafft einem Unter­nehmen ein Höchst­maß an Trans­parenz: Die erlösten Um­sätze lassen sich nämlich direkt den Kosten für die Her­stel­lung gegen­über­stellen. Die sonstigen betriebs­bedingten Auf­wendungen sind nach den jewei­ligen Bereichen, wie bei­spiels­weise Vertrieb, Ver­waltung oder Lager zu gliedern.

Wichtig für das Umsatz­kostenverfahren:

Weder Material- noch Personal­kosten lassen sich hier nach­voll­ziehen. Aller­dings sind diese beiden Kosten­arten so bedeutend, dass das HGB des­wegen einen Anhang zum ent­sprechen­den Jahres­abschluss vor­schreibt, in dem diese Posten explizit auf­ge­schlüs­selt werden.

Sonderregelung: Kleinstkapitalgesellschaften

Dieses Ver­fahren wird im § 267 a) HGB beschrie­ben, die ver­einfachte Gewinn- und Ver­lust­rechnung ist fol­gender­maßen aufzu­bauen:

Umsatzerlöse zzgl. sonstige Erträge abzgl. Materialaufwand abzgl. Personalaufwand abzgl. Abschreibungen abzgl. sonstige Aufwendungen abzgl. Steuern ---------------------------------------------- = Jahresüberschuss /-fehlbetrag Können sich Unter­nehmen für die GuV in Konten­form ent­scheiden, gleicht der Auf­bau dem eines üblichen T-Kontos – nämlich zwei Spalten für Soll und Haben. Die Salden der Erfolgs­konten fließen zu­sam­men, sodass die Auf­wen­dungen und Kosten links im Soll und die Erträge sowie Ein­nahmen rechts im Haben po­sitio­niert werden. Letzt­endlich müs­sen die Spalten­summen unter dem Strich iden­tisch sein.

Weitere wichtige Aspekte einer Gewinn- und Verlustrechnung

Für alle Va­rian­ten, in denen Unter­nehmen ihre GuV er­stel­len, gilt: Ab­schrei­bungen müs­sen separat aus­gewiesen werden. Darüber hinaus gilt es eine weit­reichende Ent­scheidung zu tref­fen: Will der Steuer­pflichtige – und zwar unab­hängig von Form und Ver­fahren der GuV – das Brutto- oder das Netto­prinzip anwenden, um die GuV zu er­stel­len? Der wesent­liche Unter­schied besteht in der Zu­läs­sig­keit des Sal­dierens von Auf­wen­dungen und Erträgen in der GuV:

• Brutto­prinzip - Aufwen­dungen sowie Er­träge müs­sen einzeln auf­gelistet werden
• Netto­prinzip - Aufwen­dungen und Er­träge sind zu sal­dieren

Vor allem kleine und mittlere Unter­nehmen dür­fen das Netto­prin­zip anwenden, das generell als ein­facher und über­sicht­licher gilt. Wichtig ist, die Ent­scheidung zwischen Brutto- und Netto­prinzip wirkt sich auch auf das Thema Zinsen aus:

• Brutto­prinzip - Zins­zahlungen und Zins­erträge werden sepa­rat auf­geführt
• Netto­prinzip - Zins­zahlungen werden mit Zins­erträgen sal­diert

Gesetzliche Vorgaben für eine Gewinn- und Verlustrechnung

Die wesen­tlichen Vor­schrif­ten für Unter­nehmen, die eine GuV er­stel­len wollen, finden sich:

• im § 275 Abs. 1 HGB (Gliederung der Gewinn- und Ver­lust­rechnung in vor­geschrie­bener Staf­fel­form) - für Kapi­tal­gesell­schaften
• im § 275 Abs. 2 HGB (einzel­nen Posi­tions­be­schrei­bungen) - Ges­amt­kosten­verfahren
• im § 275 Abs. 3 HGB - Um­satz­kosten­verfahren

Der Unterschied zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Unter dem Strich er­füllt die Ein­nahmen-Über­schuss-Rechnung die­selbe Auf­gabe wie eine Gewinn- und Ver­lust­rechnung: Es geht um das Jahres­ergeb­nis, das ent­weder positiv oder negativ aus­fallen kann. Aller­dings ist die EÜR deutlich ein­facher zu bewerk­stelligen: Der Steuer­pflich­tige, also Frei­be­rufler und Gewerbe­trei­bende mit einem Jahres­umsatz von bis zu 600.000 Euro sowie einem Jahres­gewinn von bis zu 60.000 Euro, zieht ein­fach seine Gesamt­aus­gaben von den jewei­ligen Gesamt­ein­nahmen ab. Resultat: Gewinn oder Verlust.

Von der GuV zur Bilanz und zum Jahresabschluss

Der wesent­liche Bestand­teil eines Jahres­ab­schlus­ses besteht aus GuV und Bilanz, wobei die Er­geb­nisse der Gewinn- und Ver­lust­rechnung direkt in der Bilanz aufge­nom­men werden. Sowohl ein Gewinn als auch ein Verlust be­ein­flus­sen die Passiv­seite der Bilanz - also das Eigen­kapital­konto: Ein Über­schuss ist im Haben zu buchen, ein Verlust im Soll.

GuV erstellen: Wie kann eine Software unterstützen?

Die Rele­vanz der Gewinn- und Ver­lust­rechnung ist hoch - und das nicht nur für die Unter­nehmen, die der Pu­blizi­täts­pflicht unter­liegen: Schleichen sich hier Fehler ein, ist das nicht nur un­an­ge­nehm für ein pu­bli­zierendes Unter­nehmen, sondern verur­sacht einen enor­men Auf­wand bei der Kor­rektur. Der Zeit­aufwand für Unter­nehmen, die selbst ihre GuV er­stel­len, ist nicht zu un­ter­schätzen. Schalten sie einen Steuer­berater ein, fal­len wie­derum höhere Kosten an

Als Aus­weg kommt eine Soft­ware für GuV als Be­stand­teil der Buch­haltungs­soft­ware in Frage: Einer­seits erlaubt ein solches Pro­gramm die Gegen­über­stel­lung sämt­licher Gewinne und Verluste eines Unter­nehmens – und das mit weni­gen Klicks. So lässt sich auto­matisch die GuV er­stel­len. Anderer­seits behält das Unter­nehmen jeder­zeit den de­tail­lierten Über­blick zu den Finanzen, denn auch die rele­vanten Kenn­zahlen lassen sich un­kompli­ziert überwachen

Ein weiterer und nicht zu unter­schätzen­der Vor­teil: Eine derart auto­mati­sierte Buch­haltung um­fasst selbst­ver­ständ­lich Schnitt­stellen zu den von Steuer­be­ratern und Finanz­ämtern ge­nutzten Pro­gram­men, was die Über­mitt­lung der An­mel­dungen, Ab­schlüsse und Er­klä­rungen deutlich ver­einfacht. Aller­dings verur­sacht eine Buch­haltungs­software natur­gemäß An­schaf­fungs- und laufende Kosten, die sich ange­sichts der viel­fäl­tigen Vor­teile er­fahrungs­gemäß schnell rechnen.

Die GuV erstellen – Fazit

Die Gewinn- und Ver­lust­rechnung zeigt auf, wie sich die Gewinne bzw. Verluste eines Unter­nehmens zu­sam­men­setzen. Die Er­geb­nisse fließen direkt in die Bilanz ein, sodass die GuV we­sent­licher Be­stand­teil eines Jahres­ab­schlus­ses wird. Ent­sprechend streng sind die im Handels­gesetz­buch (HGB) veran­kerten Regeln zur Erstel­lung der GuV. Doch nicht jeder Selbst­stän­dige muss eine GuV er­stel­len, davon sind die Unter­nehmen und Kauf­leute be­trof­fen, die zur dop­pelten Buch­führung ver­pflich­tet sind. Während Ka­pital­ge­sell­schaften ihre GuV in Staf­fel­form auf­bauen müssen, haben alle anderen Steuer­pflich­tigen die Möglich­keit, auf die Konten­form zu­rück­zu­greifen. Grund­sätzlich müssen sich die Steuer­pflichtigen jedoch zwischen Brutto- und dem über­sicht­licheren Netto­prinzip ent­scheiden – auf das Er­geb­nis hat das jedoch kei­nen Ein­fluss. Ange­sichts der Kom­plexi­tät und Rele­vanz empfiehlt sich der Ein­satz einer Soft­ware, um die GuV zu er­stel­len. Unter­nehmen ver­meiden so nicht nur einen enor­men Zeit- oder Kosten­auf­wand, sondern auch lästige Kor­rek­turen einer bereits ver­öf­fent­lichten GuV.