Es ist nervenaufreibend. Als Projektdienstleister wollen Sie eigentlich nur Ihren Job machen. Spannende Projekte reibungslos abwickeln. Ob als Architekt, Ingenieur oder IT-Dienstleister. Gebäude planen und errichten zum Beispiel. Oder für einen Kunden eine neue IT-Infrastruktur aufbauen.
Damit im Projekt alles rund läuft, ist allerdings einiger organisatorischer Aufwand nötig. Gerade hier ist es für Projektdienstleister schwer, den Überblick über sämtliche Vorgänge zu bewahren. In diesen fünf Bereichen droht Projekt-Chaos.
Eine Fülle an Anfragen und potenziellen Projekten ist nie schlecht. Es stellt sich allerdings die Frage: Verfügt das Unternehmen über ausreichende Ressourcen? Es reicht nicht zu sagen: „Eigentlich haben wir für dieses Projekt genügend und passende Leute bei uns.“ Schließlich kann es sein, dass diese aktuell oder während eines Zeitraums innerhalb des Projekts nicht zu Verfügung stehen.
Vielleicht sind sie bereits mit anderen Aufgaben ausgelastet. Oder sie haben Elternzeit bzw. einen Urlaub geplant. Manchmal grätschen im Verlauf des Projekts Krankheiten oder neue Anforderungen von Seiten des Auftraggebers dazwischen – beides sorgt für Engpässe. Das alles will während der Planung der Ressourcen berücksichtig werden.
Dafür ist ein Überblick über alle laufenden und anstehenden Projekte nötig. Außerdem mit Hilfe von Daten abgebildetes Erfahrungswissen. Wer keine zentrale Dateninfrastruktur nutzt, muss sich all das aus verschiedenen Systemen zusammensuchen und hoffen, dass die Informationen aktuell sind. Für sämtliche Projekte und Teilprojekte. Kalkulationstabellen sind hier lediglich eine Krücke.
Die Zeiterfassung innerhalb von Projekten hat intern und extern großen Nutzen. Nach außen dokumentiert sie gegenüber dem Auftraggeber, wie viele Arbeitsstunden bisher in das Projekt geflossen sind. Intern signalisiert sie, ob die Planung aufgeht. Dieses Wissen kann künftig als Blaupause für ähnliche Projekte dienen.
Die mit der Zeiterfassung erzeugten Daten wollen allerdings verarbeitet, ausgewertet und zur Verfügung gestellt werden. Dokumentieren Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitszeiten dezentral in Tabellen – unter Umständen in einer separaten für jedes Projekt – besteht ein erhöhtes Fehlerpotenzial.
Diese Tabellen müssen konsolidiert werden, auf welchen Weg auch immer, damit das Projektmanagement einen Überblick über sämtliche (Teil-)Projekte und Mitarbeiter hat. Das kostet Arbeitszeit und liefert erst mit einigem Verzug eine Übersicht, in der Übertragungsfehler stecken können. Optimal wäre es, in Echtzeit die gesamte Zeiterfassung im Blick zu haben.
Je nach Art des Projektes nehmen Dienstleister in mehr oder weniger großem Umfang Fremdleistungen in Anspruch. Externe Dienstleistungen und Material zum Beispiel. Projektmanager sollten also immer wissen, welche Kosten auf sie zukommen.
Hier den Überblick zu bewahren, ist ohne die Unterstützung einer ausgereiften Software schwer möglich. Täglich trudelt eine große Anzahl an Rechnungen in Unternehmen ein. Sie alle müssen erfasst, gebucht und bezahlt werden. Und sie müssen den verschiedenen Projekten zugeordnet werden.
Vollkommen integrierte Software erledigt das im Vorbeigehen. Aufwendiger und unübersichtlicher wird es, wenn Projektdienstleister mit mehreren Systemen und somit Schnittstellen arbeiten – und womöglich auf Texterkennung (OCR) bei der Erfassung von Belegen verzichten. Der Datenberg landet dann erst über mehrere Zwischenschritte im Projektmanagement. Und bei jedem Schritt können Fehler und Verzögerungen auftreten.
Wer den aktuellen Stand eines Projekts nicht kennt, kann auf Verzögerungen und unvorhergesehene Entwicklungen nicht reagieren. Das Projekt droht zu scheitern, zumindest entstehen unnötige zusätzliche Kosten.
Je komplexer ein Auftrag ist, desto schwieriger ist dessen Fortschritt abzubilden. Schließlich setzen sich Projekte aus mehreren Teilprojekten und Arbeitsaufträgen zusammen. Und für sie gelten unter Umständen unterschiedliche Parameter hinsichtlich ihres jeweiligen Fortschritts. Erschwerend kommt hinzu: In der Regel laufen mehrere Projekte parallel, die es zu überwachen gilt.
Um den Fortschritt abbilden zu können, sind Projektmanager auf die Hilfe aller Beteiligten angewiesen. Hier warten mehrere Probleme. Regelmäßige Meetings helfen zwar unter Umständen, an aktuelle Infos zu kommen, sie kosten aber Zeit. Und gerade die haben viele Projektmitarbeiter nicht. Sorgt das dafür, dass diese die Meetings als lästig erachten, ihnen keine Priorität einräumen, kann das den so wichtigen Informationsfluss stören. Projektmanager erhalten dann nicht genügend und/oder die falschen Infos.
Das Budget ist einer, wenn nicht gar der entscheidende Faktor dafür, ob ein Projektdienstleister den Auftrag erhält. Das Problem: Hält er es zu klein, um die Konkurrenz auszustechen, bleibt er später auf einem Teil der Kosten sitzen. Das Unternehmen macht also Verluste.
Während der Budgetplanung müssen Dienstleister zwei sich widerstrebende Ziele vereinen. Sie müssen ein Angebot erarbeiten, das niedrig genug ist, um es mit der Konkurrenz aufnehmen zu können. Zugleich müssen sie einen Puffer einplanen. Schließlich ist zu Beginn und auch im Verlaufe eines Projektes vieles noch nicht klar. Verzögerungen, Personalmangel, sich ändernde Preise für Fremdleistungen können dazwischenkommen.
Dementsprechend wichtig ist es, die Projektkosten jederzeit zu beobachten. Das geschieht jedoch häufig noch mit Hilfe von Tabellen, in die die Beteiligten ihre Ausgaben und Arbeitsstunden eintragen. Fehleranfällig und zeitaufwändig ist das. Und es entstehen unnötig viele dezentral gepflegte Datensätze. Wenn dann einzelne Kollegen die Aktualisierung ihrer Tabellen nicht ernst nehmen und nur mit Verzug liefern, herrscht Chaos statt Überblick.
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