Schreckensbilder im Faktencheck
Egal, ob Netflix, Online-Shopping oder Social Media: Viele Unternehmer befürchten, dass ihre Angestellten im Home Office zu vielen Ablenkungen ausgesetzt seien. Da sich aktuell deutschlandweit ca. 24 % aller Angestellten permanent im Home Office befinden und weitere 20 % zumindest teilweise, wäre dies nicht nur für den Unternehmer nachteilig, sondern für die gesamte Wirtschaft. Doch sind Ängste dieser Art überhaupt begründet? Eine Studie der Standford University über die Wechselwirkung von Home Office und Produktivität kann dies jedenfalls nicht untermauern. Im Gegenteil: Bei 16.000 Call Center-Agenten, die über einen neunmonatigen Zeitraum abwechselnd im Home Office und am Arbeitsplatz arbeiteten, wurde eine Produktivitätssteigerung von 13 % im Home Office festgestellt. Sind die Schreckensbilder also völlig unbegründet?
Die Organisation entscheidet
Die Antwort lautet „jein“, denn es hängt maßgeblich damit zusammen, wie die Zusammenarbeit allgemein organisiert ist bzw. wie die Stellenanforderung formuliert ist. Manche Angestellte und Abteilungen benötigen strikte Aufgaben und Kontrolle, andere sind hingegen Freidenker, die überwiegend autark arbeiten und von einem Laissez-fairen Führungsstil profitieren. Während sich spezifische Kennzahlen und spezielle Protokollierung – beispielsweise in Form von Tages-, Wochen- oder Monatsberichten – auf die eine Gruppe im Home Office positiv auswirken könnte, würde bei der anderen das Gegenteil der Fall sein. Insbesondere kreative Tätigkeiten leiden schnell unter ausufernder Kontrolle und können zu Demotivation führen oder Stress verursachen.
Wie die Zusammenarbeit im Home Office organisiert werden kann
Wie bereits beschrieben ist es wenig sinnvoll, Mitarbeiter im Home Office in ein Organisations- bzw. Kontrollkorsett zu zwängen, welches an ihrem gewöhnlichen Arbeitsplatz niemals Anwendung fände. Oftmals genügt die Kontrolle, ob das gewünschte Ziel in der vorgegebenen Zeit erledigt wurde. Als problematischer gestaltet es sich vielmehr, die Kommunikation wie gewohnt intakt zu halten. Vieles, was oftmals „über den Schreibtisch“ geschieht, findet im Home Office nicht statt. Regelmäßiger Austausch im Videochat kann an dieser Stelle Abhilfe schaffen. Zudem sollte jegliches Organisationsmittel digitalisiert werden, um funktional weitergenutzt werden können – beispielsweise in Organisationslisten, Dokumentationen oder digitalen Clipboards. Cloudbasierte Lösungen sind in Home Office sehr vorteilhaft um sicherzustellen, dass ein Team stets mit den aktuellen Dokumenten arbeiten kann und nicht verschiedene Versionsstände im Umlauf sind.
Der Einsatz der SMART-Methode
Sollten Sie ohnehin genaue Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern treffen, lassen sich diese generell problemlos auf das Home Office übertragen. Zur Definition von KPI empfiehlt sich beispielsweise die aus dem Projektmanagement stammende SMART-Methode. Diese smarten KPI sind nicht nur wirksam bei der Kontrolle und Protokollierung von Fortschritten, sondern sie können sich auch motivierend auf die Mitarbeiter auswirken und ihre Produktivität kontinuierlich steigern. Eine Kennzahl gilt dann als SMART, wenn ihr folgende Bedingungen zugrunde liegen.
Spezifisch
Die Kennzahl besitzt ein klar definiertes Ziel bzw. einen klar definierten Erfolgsparameter.
Messbar
Die KPI muss zahlenmäßig gemessen werden können und bietet keinen Spielraum für Interpretation.
Aktivierend
Die Ziele der Kennzahl sollten für Ihren Mitarbeiter aktivierend sein und seine Akzeptanz hervorrufen.
Realistisch
Die Erreichbarkeit der KPI-Ziele muss unter den gegebenen Bedingungen realistisch sein.
Terminiert
Das Ziel hat einen konkreten Zeitbezug bzw. eine Frist.
Beispiele der SMART-Methode
- Spezifisch: Erstellung einer Video-Dokumentation
- Messbar: Die Video-Dokumentation soll alle Funktionen einer Software aufzeigen, die für das Abhalten virtueller Meetings notwendig sind
- Aktivierend: Die Video-Dokumentation wird allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt
- Realistisch: Technische Gegebenheiten und notwenige Software ist vorhanden
- Terminiert: Bis zum Ende des 2. Quartals
Fazit: Lieber adaptieren statt lückenlos kontrollieren
Für die Zusammenarbeit im Home Office muss das Rad nicht neu erfunden werden. Im Gegenteil: Sollten Sie Ihren Mitarbeitern von heute auf morgen Protokollierungspflichten aufdrücken, die bislang nicht geleistet werden mussten, werden Sie in den meisten Fällen nur Stirnrunzeln ernten. Motivation geht jedenfalls anders. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern lieber das Vertrauen, das Sie ihnen generell am Arbeitsplatz entgegenbringen und stellen Sie sicher, dass wie gewohnt zusammengearbeitet werden kann. Sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Sie selbst können davon nur profitieren.
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