Dies ist jedoch eine – nicht nur sprachlich –ungenaue Anwendung der Begriffe. Zwar werden beide Wörter oftmals im selben Kontext verwendet, nämlich der Auseinandersetzung mit der Performance von Vorgehensweisen, Personen, Maschinen oder Methoden. Sie beschreiben also das Leistungsverhalten des zu diskutierenden Sachverhalts. Jedoch ist die Effektivität aus Sicht der Performance Messung und Steuerung – also dem Performance Measurement und dem Performance Controlling – klar von der Effizienz zu unterscheiden.
Die Differenzierung von Effektivität und Effizienz
Unter Performance Measurement versteht man generell die Konzeption und Nutzung von Indikatoren und Kennzahlen, welche sich mit erfolgsrelevanten Aspekten des Unternehmens auseinandersetzen. Aufgabe des Controllings im Bereich des Performance Measurements ist es daher, für Bereiche wie Kosten, Zeiten und Qualität, aber auch für weichere Themen wie Kundenzufriedenheit, Innovationsfähigkeit oder Mitarbeiterzufriedenheit, entsprechende Größen zur Messung und Bewertung von Effektivität und Effizienz zu definieren und zu erheben.
Die in der Betriebswirtschaftslehre verwendeten Begriffe der Effektivität und Effizienz hängen also mit der Definition von Unternehmensleistung zusammen. Die ökonomische Effektivität beschreibt den Grad der Erreichung von Unternehmenszielen, bspw. die Steigerung des Gewinns oder der Liquidität. Damit kommt der Effektivität eine strategische Bedeutung zu, welche oftmals auch mit der englischen Beschreibung „to do the right things“ konkretisiert wird.
Die Effizienz („to do the things right“) unterscheidet sich dahingehend von der Effektivität, da sie sich mit der wirtschaftlichen, also mit möglichst geringem Ressourceneinsatz bewerkstelligten, Erfüllung eines vorgegebenen Ziels und damit mit der operativen Ebene beschäftigt. Das bedeutet, die Zielvorgabe an sich wird durch die Ermittlung der Effizienz nicht infrage gestellt. Die Effizienz wird generell durch das Verhältnis von Input zu Output ausgedrückt und kann somit in monetärer Form als Kosten-/Nutzen-Verhältnis definiert werden.
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zeigt sich weiterhin auch in der Betrachtungsperspektive auf die Unternehmenssteuerung und das Controlling, da sich die Effektivität auf unternehmensexterne Einflüsse bezieht, wie bspw. Kundenanforderungen oder die Positionierung im Wettbewerb, wohingegen die Effizienz unternehmensinterne Anforderungen aufgreift.
Zielsetzungen und Herausforderungen des Performance-Controllings
Die generelle Aufgabenstellung des Performance Controlling liegt im rechtzeitigen Erkennen aller relevanten Chancen und Gefahren, die einen nachhaltigen Einfluss auf die Erreichung der operativen, strategischen und normativen Ziele des Unternehmens haben. Das Performance-Controlling umfasst dabei die Methoden und Verfahren, welche zur Steuerung der betriebswirtschaftlichen Effektivität und Effizienz eingesetzt werden, um die Leistungspotenzialen eines Unternehmens aufzubauen und zu nutzen. Dazu sind entsprechende Planungs-, Kontroll- und Informationsinstrumente zu gestalten und zu implementieren und in einem Controllingsystem zu integrieren. Dieses umfasst in seiner praktischen Umsetzung sowohl eine grundlegende Konzeption der Zielsetzungen, Strukturen und Prozesse, wie auch die organisationalen Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen sowie eine unterstützende und ermöglichende Softwarelösung.
Eine umfassende Steuerung der Performance einer Unternehmung durch das Management und das Controlling benötigt dabei zwei Teilregelkreise. Ein Regelkreis dient der Steuerung der Effizienz des Ressourceneinsatzes in Bezug auf eine bestimmte Aktivität oder Leistung, der andere der Steuerung der Effektivität einer Leistung hinsichtlich ihres Beitrages zur Aufgaben- bzw. Funktionserfüllung.
Herausforderungen der Unternehmenspraxis
Im konkreten sind für ein erfolgreiches Performance-Controlling daher folgende Fragen zu stellen und zu beantworten:
- Wurde die Leistung effizient erstellt?
- Entspricht die Leistung der angestrebten Aufgabenerfüllung?
Dabei fällt Controllerinnen und Controllern die Kontrolle der Effizienz oftmals leichter als die Kontrolle der Effektivität. Dies gilt sowohl für die Auswahl der Messgrößen als auch die der Zeitspanne, die benötigt wird, bis eine Abweichung zwischen Soll- und Ist-Wert erkannt wird.
Dies ist jedoch kein triftiges Argument, die Analyse und Steuerung der Effektivität in den Hintergrund treten zu lassen. Die Begründung hierfür ist naheliegend: Eine zwar effizient erbrachte Leistung, die im Ergebnis aber nicht den Erwartungen des Kunden entspricht, kann keinen Erfolgsbeitrag zum Unternehmensergebnis leisten. Daher ist eine nicht mit optimaler Effizienz erstellte Leistung, welche den Anforderungen des Kunden entspricht, immer einer Leistung vorzuziehen, welche zwar maximal effizient erbracht wurde, jedoch am Markt keinen Abnehmer findet.
Für die Wahrung der dauerhaften Wirtschaftlichkeit der Unternehmung sind jedoch beide Zielgrößen anforderungskonform zu definieren und in ihrer Einhaltung zu kontrollieren. Am besten gelingt dies, wenn Effizienz und Effektivität ihre gleichwertige Berücksichtigung in den Systemen, Prozessen und Berichten des Controlling finden.
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