Effektives Forderungsmanagement ist für Unternehmen wichtig, um finanziell stabil zu bleiben. In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit kann schlechtes Forderungsmanagement zu Zahlungsausfällen und finanziellen Schwierigkeiten führen.
2020 war es die Corona-Pandemie, die nicht nur gesundheitlich Sorgen bereitete, sondern auch finanziell. Seit vergangenem Jahr ist es der Ukraine-Krieg, der nicht nur gemeinhin, sondern auch auf monetärer Seite für immense Beunruhigung sorgt. Landauf, landab steigen die Preise, die Inflationsrate liegt aktuell bei etwa 7,4 Prozent (Stand: April 2023). Dass Kunden in der Konsequenz ihrer Zahlungspflicht bei Unternehmen nicht nachkommen können, ist aktuell wahrscheinlicher denn je. Die Folge für Unternehmen: Forderungsverluste.
Einfluss auf die Zahlungsmoral
Nicht nur für Privatpersonen, auch für Unternehmen ist die aktuelle Zeit eine schwierige. Um ihre Wirtschaftlichkeit zu sichern, sind diese angehalten, ihre Finanzen mit Argusaugen zu beobachten. Daher gilt es aktuell für Unternehmen mehr denn je, sich mit den Themen Forderungsmanagement und Kostenrechnung zu beschäftigen. Denn: Es ist nicht unwahrscheinlich, dass die aktuelle wirtschaftliche Lage Einfluss auf die allgemeine Zahlungsmoral nimmt. Nicht jeder Schuldner wird in der aktuellen Zeit in der Lage sein, seine offenen Rechnungen pünktlich zu begleichen. Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische, sind bereits durch die anhaltend angespannte Situation auf dem Wirtschaftsmarkt in eine finanzielle Schieflage geraten.
Zahlungsverhalten hat sich verschlechtert
Auch allgemein hat sich das Zahlungsverhalten in Deutschland verschlechtert. Das teilt die Wirtschaftsauskunftei creditreform mit. Im ersten Halbjahr des Jahres 2022 verzeichneten Lieferanten und Kreditgeber im B2B-Geschäft einen durchschnittlichen Zahlungsverzug von durchschnittlich 10,51 Tagen, im zweiten Halbjahr 2021 war die Zahl der Tage geringer – hier waren es im Schnitt noch 9,97 Tage.
Die EOS-Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten“, die im März und April 2020 3200 Unternehmen in 16 europäischen Ländern – unter anderem Deutschland – befragt hat, hat überdies herausgefunden, dass 42 Prozent der befragten Unternehmen mit Liquiditätsengpässen und sogar 51 Prozent mit Gewinneinbußen zu kämpfen haben. In Folge musste ein Drittel der Unternehmen Investitionen reduzieren, 28 Prozent musste Preise erhöhen. Die Zahlen machen deutlich: Mit der Zahlungsmoral steht und fällt, ob ein Unternehmen Schwierigkeiten hat – oder eben nicht.
Zu ähnlichem Ergebnis kommt der European Payment Report schon in 2021. Im Durchschnitt sagt laut der Studie 62 Prozent der Unternehmen in Europa, dass sie sich mehr als je zuvor über die Fähigkeit ihrer Schuldner sorgen, pünktlich zu zahlen. Fast die Hälfte (48 Prozent) verweist auf die Liquiditätsprobleme ihrer Schuldner nach Covid-19 als das wahrscheinlichste Hindernis für die Zahlung. In Deutschland sind es 44 Prozent.
Vorteile von effektivem Forderungsmanagement liegen auf der Hand
Daher gilt: Nur wer als Unternehmen über ein effektives Forderungsmanagement sowie eine adäquate Kostenrechnung verfügt, ist in der Lage, seine Firma souverän durch schwere Zeiten zu führen. Die Vorteile des Forderungsmanagements liegen auf der Hand: Ist letzteres gut aufgestellt, behält man die eigene Liquidität nicht nur im Griff, man sichert sie sich auch. Schließlich ist es die Aufgabe des Forderungsmanagements, darauf Acht zu geben, dass Rechnungen rechtzeitig gezahlt werden. Kann dies nicht sichergestellt werden, so kann leicht der Überblick verloren werden. Das wiederum gefährdet die Liquidität. Hier noch einmal die wichtigsten Gründe, warum ein effektives Forderungsmanagement wichtig ist:
Grund 1: Effektives Forderungsmanagement verbessert den Cashflow
Eines der wichtigsten Ziele eines jeden Unternehmens ist es, einen gesunden Cashflow zu haben. Durch ein effektives Forderungsmanagement kann sichergestellt werden, dass die Zahlungen von Kunden rechtzeitig eingehen und dass das Unternehmen keine Liquiditätsprobleme hat. Ein unternehmensinternes Forderungsmanagement ermöglicht es, den Überblick über die offenen Forderungen zu behalten und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um die Zahlungen von Kunden zu beschleunigen.
Grund 2: Stärkung der Kundenbeziehungen
Ein effektives Forderungsmanagement trägt nicht nur zur Verbesserung des Cashflows bei, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den Kunden. Wenn Kunden rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass ihre Rechnungen fällig sind, und wenn es ihnen möglich ist, ihre Zahlungen einfach und schnell zu leisten, fühlen sie sich ernst genommen und geschätzt. Dies führt zu einer höheren Kundenbindung und zu mehr Geschäftsmöglichkeiten in der Zukunft. Unternehmen, die sich mit der Sorge plagen, ihre Kunden mit Mahnungen – das Mahnwesen ist ein zentraler Teil des Forderungsmanagements – in ohnehin schon schwierigen Zeiten zu vergraulen, sollte gesagt sein: Mahnwesen ist nicht gleich Mahnwesen. In einem gut aufgestellten Mahnwesen kann sehr fein justiert werden. Dann heißt es nicht: Überfällige Rechnung = Mahnung. Vielmehr können Intervalle, Fristen und entsprechende Texte angepasst werden. Ein effektives Forderungsmanagement kann ebenso das Image des Unternehmens verbessern, indem es zeigt, dass das Unternehmen professionell, organisiert und kundenorientiert ist.
Grund 3: Verbesserung der Profitabilität
Schließlich trägt ein effektives Forderungsmanagement auch dazu bei, die Profitabilität des Unternehmens zu verbessern. Wenn Rechnungen schneller bezahlt werden, kann das Unternehmen seine Liquidität besser nutzen und investieren. Außerdem kann es seine Lieferkette verbessern und seine Lagerhaltung optimieren, wodurch es Kosten sparen kann.
Grund 4: Reduzierung von Verwaltungskosten
Durch die Automatisierung von Forderungsmanagementprozessen können Unternehmen Verwaltungskosten und den damit verbundenen Zeitaufwand reduzieren.
Auch Kostenrechnung von hoher Bedeutung
Ebenso wichtig wie ein effektives und adäquates Forderungsmanagement in diesen Krisen-Zeiten ist auch die Kosten- und Leistungsrechnung. Der Grund: Unternehmen müssen wissen, welche Kosten an welcher Stellen entstehen, um zu wissen, wo sie als Unternehmen stehen. So behalten sie die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und verfügen über eine Grundlage für die strategische und operative Ausrichtung. Die Sorge, dass eine Kostenrechnung Mehrarbeit erzeugt, ist nicht berechtigt, wenn Unternehmen ihre Datenhaltung sinnvoll – bestenfalls zentralisiert – aufgebaut haben. Dies erleichtert die Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten für das Controlling enorm, das dieses kaum noch Zeit für Datenbeschaffung aufbringen muss. Bei voneinander getrennten Datensilos ist die Lage komplizierter. Hier müssen sinnvolle Schnittstellen geschaffen werden, die den Datenaustausch möglichst reibungslos ermöglichen. Eine Controlling Software, die auf eine zentrale Datenhaltung zurückgreifen kann, ist dennoch vorzuziehen, da diese schneller und weniger fehleranfällig ist, als eine Lösung mit aufgesetztem Schnittstellenkonzept.
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